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应用PDCA循环对急救指挥中心档案的应用效果分析

  【摘要】目的:探讨PDCA循环在急救指挥中心档案管理中的应用效果。方法:选择2019年2月至2020年1月菏泽市急救指挥中心管理的档案资料,其中2019年2月至7月采取的是传统的档案管理方法,2019年8月至2020年1月采取的是PDCA循环管理,比作两组档案管理的总有效率、总合格率和检全率。结果:PDCA组总有效率、总合格率和检全率分别达到94.65%、88.84%和97.91%,高于传统组的85.92%、77.93%和81.92%,差异均具有统计学意义(P<0.05)。结论:急救指挥中心档案管理中应用PDCA循环,可以提高管理水平和效能,效果显著。

  【关键词】PDCA循环;急救;档案管理;效果

应用PDCA循环对急救指挥中心档案的应用效果分析

  急救指挥中心档案是急救指挥中心在指挥调度、医疗救治、急救培训、应急预案、应急演练等相关急救活动中形成的以文字、音像、图表等不同载体保存的历史记录,档案管理是急救指挥中心一项必不可少的日常工作,是协调保障正常工作运转并对医疗实践提供指导的重要参考资料,但在传统的档案管理中,存在检索准确率低、管理效率差等缺点,难以满足新形势下人们对档案资料的应用需求。PDCA循环是一种全新的档案管理方式,是融合计划、实施、检查、处理四个阶段并使其高效、和谐、循环运作的过程。PDCA循环又被称作戴明循环,PDCA是四个英文首字母,分别代表plan(计划)、do(实施)、check(检查)、action(处理),也是在质量管理中要严格遵循的四个步骤,应用到档案管理当中,就是要制定详细计划并严格执行,计划完成后要检查实施结果,总结经验和教训,对于好的做法要给予肯定并推广,对存在的问题放到下一个PDCA循环中加以解决。

  本文回顾性分析了2019年2月至2020年1月菏泽市急救指挥中心的档案管理资料,比较了PDCA循环管理与传统管理方式的实施效果,报告如下。

  一、资料与方法

  (一)研究对象。2019年2月至2020年1月中心管理的档案资料,共856份,其中2019年2月至7月采取的是传统的档案管理方法,定义为传统组,共有档案426份:89份为行政及组织建设档案、154份为医疗救治档案、127份为人事职称档案、26份为荣誉奖励档案及其他档案30份。2019年8月至2020年1月采取的是PDCA循环管理,定义为PDCA组,共有档案430份:92份为行政及组织建设档案、158份为医疗救治档案、119份为人事职称档案、24份为荣誉奖励档案及其他档案37份。两组档案类型比较,差异无统计学意义(P>0.05)。

  (二)方法。1.传统组。根据中心制定的《档案管理工作规范》《档案资料汇编要求》等对档案资料采取收集、整理、鉴定、保管、统计的传统方式进行。2.PDCA组。实施PDCA循环管理方式,将质量管理分为计划(plan)、实施(do)、检查(check)、处理(action)4个阶段,具体如下:(1)计划:分析中心档案现状,查找管理中存在的突出问题,分析这些问题并分析原因,特别是要明确产生问题的主要原因,有针对性地制定改进计划和措施,以及要达到的预期目标。

  (2)实施:计划实施前,档案管理员要将档案做好分类并统一管理,打印档案管理细则并传达到所有科室,增强其对档案管理必要性的认识,在实施过程中要根据情况开展全员培训,督促他们认真遵守档案管理规划。(3)检查:为了充分落实档案管理要求,在计划、实施阶段之后,要检查实施结果,势必要对档案管理工作加强监督,另外还可从宏观层面增强对中心档案的调控,通过监督工作人员的行为来提高他们的工作积极性。(4)处理:要对梳理出的问题进行针对性处理,所以要召开有关考评、讨论会议,及时总结经验、吸取教训,并提出改进措施,第一时间上报改进措施,分析实施成果,单位或部门领导要根据处理结果提出下一步的PDCA循环计划。

  (三)评价指标。1.档案管理效果:评价档案管理人员工作情况,1-10分评分,分为不满意(0~4分)、一般(4~8分)、高效(8~10分)三个等级,总有效率=(高效数+一般数)/总例数。2.档案管理合格率:1-10分评分,分为不合格(0~6分)、达标(6~8分)、正确(8~10分)三个等级,总合格率=(正确数+达标数)/总例数。3.档案检索效率:利用检全率来评价,即检全率=检出的有关档案/全部有关档案×100%。

  (四)统计学处理。用SPSS20.0统计软件进行数据整理和分析,定性资料以百分比(%)表示,组间比较用

  x2检验,以P<0.05为差异有统计学意义。

  二、结果

  档案管理效果,传统组:高效298份、一般68份、不满意60份,总有效率85.92%;PDCA组:高效345份、一般62份、不满意23份,总有效率94.65%,差异有统计学意义(P<0.05)。档案管理合格率,传统组:正确255份、达标77份、不合格94份,总合格率77.93%;PDCA组:正确302份、达标80份、不合格48份,总合格率88.84%,差异有统计学意义(P<0.05)。两组检全率比较,差异也具有统计学意义(P<0.05)。说明PDCA组的总有效率、总合格率和检全率均显著高于传统组,见表1。

  三、讨论

  在当前新医改的大环境下,急救指挥中心面临着新的特点、新的问题、新的情况,档案管理的作用日益显现出来,其不仅能从整体上真实记录急救指挥中心的工作面貌,还能为中心领导班子、业务科室等开展日常工作、总结经验提供依据。档案管理综合水平与急救指挥中心的未来息息相关,所以如何提升档案管理理念,使档案资料得到充分利用,是档案管理人员要考虑的现实问题,也是不断档案管理水平的目的。

  PDCA循环又被称作戴明循环,PDCA是四个英文首字母,分别代表plan(计划)、do(实施)、check(检查)、action(处理),也是在质量管理中要严格遵循的四个步骤,应用到档案管理当中,就是要制定详细计划并严格执行,计划完成后要检查实施结果,总结经验和教训,对于好的做法要给予肯定并推广,对存在的问题放到下一个PDCA循环中加以解决。本文中PDCA组运用PDCA循环加强档案管理,总有效率、总合格率和检全率分别达到94.65%、88.84%和97.91%,均明显高于传统组(P<0.05),由此可见,PDCA循环在提高档案管理水平和归档办理效率方面有显著优势。PDCA每次循环都是以新知识更新旧知识,在前一次循环中发现的问题会在下次循环中得到处理,每一次循环的执行,对工作水平和处理效能均是一次提高,在周而复始的循环运转中,各环节紧紧相扣,相互补充又互相制约,可以在持续改进中不断优化整体水平,因此PDCA循环又被叫作质量环。但应强调的是,在PDCA循环运用中仍存在一定的不足,急救指挥中心档案管理还有一些地方需要改善,所以在每一次的循环中,应该重点解决上一次循环中发现的不足和缺陷,以在最大程度上发挥其循环效能。

  总之,在急救指挥中心档案管理中应用PDCA循环,效果是显著的,可以在实际工作中更多应用。

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作者:刘丽 单位:菏泽市急救指挥中心