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基层医院档案综合管理浅谈

时间:2011-12-29作者:苏红斌来源:中国论文库
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  [摘要]医院档案是医院工作的实录,档案工作是医院管理和医疗工作的一个重要组成部分,搞好档案工作,对指导医院管理和运作,方便日后查阅均有着重要的意义。因此,档案工作者要严格要求自己

  [摘要]医院档案是医院工作的实录,档案工作是医院管理和医疗工作的一个重要组成部分,搞好档案工作,对指导医院管理和运作,方便日后查阅均有着重要的意义。因此,档案工作者要严格要求自己,认真学习档案管理知识,了解和掌握其发展的规律,分清主次、轻重、缓急,根据需要有计划、有步骤地为档案事业的发展解决实际问题。

  [关键词]医院;档案综合管理;开发利用

  医院档案综合管理就是医院各职能部门和临床各科室在其职能和业务活动中所形成、积累、归档保存并有利用价值的各门类和载体档案的总称。

  一、健全档案工作机制

  为提高档案管理工作水平,积极开发档案信息资源,更好地为医院各项工作服务、促进医院两个文明建设的发展,必须加强医院档案管理,健全档案工作机制。

  1)成立组织机构,设分管领导。建立医院档案工作领导小组与网络管理小组,使每个部门配一名兼职档案员。按照档案室基本条件要求,配备相应专业设施,使档案管理工作硬件条件有保障。2)落实执行《档案法》,加大《档案法》的宣传、贯彻力度,把档案管理纳入本医院的日常工作中,提高干部职工对医学档案潜在利用价值的重视和认识。3)规范档案管理,完善档案工作职责,健全档案归档、查阅、保密、开发利用、管理等制度,健全网络组织,确保档案管理质量。4)档案管理人员要自觉加强理论学习,适应新形势的需要。改变坐等被动的传统观念,主动打开工作局面,立足岗位,明确职责,主动服务,以高度的责任感做好医院档案管理工作。

  二、强化档案基础管理

  医院档案工作是思想性、专业性、科学性很强的工作,随着档案的日益增加,档案管理的要求也越来越高。因此必须跟上形势发展的需要,切实做好档案基础管理。

  1)抓好基础工作的标准化、规范化建设,加强档案室的综合管理,在提高归档文件材料的完整率、准确率上下功夫,在深化编研工作上花气力,提高业务素质和工作水平。2)档案是利用的基础,档案的齐全程度将直接影响利用的效果。要保证档案的完整齐全,档案资料的收集、归纳、整理、分类、鉴定是关键,只有完整齐全的档案资料才有保存的价值。3)做好档案的安全工作。按照《档案法》规定,落实档案资料保管、保密、库房管理、库房安全检查记录、统计、鉴定、销毁、借阅、移交、突发事件应急预案等制度;确保档案资料的防盗、防火、防潮、防蛀等防护措施,避免造成档案资料损失。

  三、确保档案资料的完整性

  文件资料的归档就是将散落在各科室、个人手中的文件资料集中到档案室,实行统一管理。文件和档案是同一事物的两个不同阶段,文件是档案的前身,档案是文件的归宿。

  归档文件必须齐全完整,包括以下三个方面:一是每份文件必须完整,即文件的定稿与正文、文件与附件、转发件与被转发件、请示件与批复等必须完整无缺;二是每一次会议、每项工作的全部文件必须齐全完整。三是反映本院主要职能科室各项活动的发展过程和结果,其中每个文件都是这个整体中不可缺少的组成部分,相互发生着必然的内在联系。而综合档案室必须依靠各个环节的人员的大力支持,只有当文件材料的形成积累和归档成为每人的自觉行动,才能保证归档材料的齐全、完整。

  为使档案资料收集完整,档案宜采取经办人员立卷制度,部门科室明确兼职档案资料管理人员,负责督促检查日常档案资料形成及积累和整理,为日后的归档工作打好基础。对档案的分类、归档范围,定期或不定期进行培训,增强职工的档案意识。

  四、规范档案资料的系统性

  系统性是指保持文件材料之间的有机联系,使档案案卷之间及卷内的文件之间都达到先后有序、连贯系统、方便查询。根据医院的特殊性和《档案工作基本理论与方法》的要求将档案类别列为文书档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、医疗技术管理档案、科研档案、个人考绩档案、特殊载体档案八大类。它渗透在医院日常管理和各项业务中,为医院加强管理和提高技术业务提供原始真实的计划和决策依据。

  1)文书档案分类法主要包括:党总支、行政、安全保卫、宣教、工会、团总支、妇女、计划生育等工作形成的文件材料。2)基建档案分类法包括:工程的立项、规划、勘探测绘、设计、施工、竣工验收等全过程及房改的材料。3)设备仪器档案分类法:设备仪器包括医疗设备和后勤设备。归档材料包括设备购置、安装调试、运行、维修、管理全过程及设备仪器安装使用说明书、图纸等材料。4)会计档案分类法:大类内设报表、账簿、凭证、其他四个一级属类。其他报表、账簿再按材料的保管期限设置二级属类。5)医疗技术管理档案分类法:依据本院职能,方便科室整理与利用,设置医教管理、护理管理、妇幼保健管理、出生证明书四个一级属类。a.医教管理:指日常工作中所形成的各种文件材料,包括医疗管理、医疗合作、医疗纠纷、培训等。b.护理管理:指在日常工作中形成的各种文字材料,包括各类会议记录簿、院内业务学习、进修、实习带教资料、季度、月度工作计划,各种护理质量检查总结、分析统计表。c.妇幼保健管理:指在日常工作中形成的各种文件材料,包括妇幼保健、妇检、儿童体检、产后访视、婚检、精神心理咨询、健康教育等。d.出生证明书管理:主要是医院签发的出生医学证明存根,婴儿父母申请领取证明书存根的申请表和相关资料。6)科研档案分类法:按其材料形成设综合类和课题两个二级属类。7)个人考绩档案分类法:设医务人员、护理人员、行政后勤人员三个一级属类。8)特殊载体档案分类法:设置照片、底片、录像带、录音带、光碟磁盘、可摺叠实物、不可摺叠实物七个一级属类。

  五、重视档案资源的开发利用

  1)随着档案管理工作的发展,开发利用工作逐步占主导地位,大力开展档案的编研工作,可以大大减少原始档案、文件的直接利用,缓解保存与利用之间的矛盾,进行汇编、编研材料,对于一般的查询,只需翻阅档案与汇编就可满足查询人员的要求,避免档案的低效利用。2)根据本单位的适用和需要,可以编写医院全宗指南、大事记汇编、组织沿革、发文汇编、医院基础数字汇编、干部任免职汇编、技术人员技术职务晋升汇编、先进集体与个人汇编,完整地系统地汇集了有关汇编,建立了全引目录、案卷目录,案卷目录索引及分类索引,做到迅速地为利用者提供服务。3)充分发挥档案资料的作用,开发利用档案资源,挖掘档案潜力,利用档案资料编写单位的发展史,宣传单位职工的先进事迹,弘扬单位精神,为领导的决策提供准确信息,用实际工作证明档案管理工作的必要性和重要性。

  [参考文献]

  [1]杨友秀主编.档案工作基本理论与方法,(修正版).档案出版社,2004.

  [2]程红.谈如何做好医院档案管理及其开发利用,临床医药实践.2006.

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