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医院人事档案管理存在的问题及对策

时间:2011-08-14作者:石晓东来源:中国论文库
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  医院人事档案是一个专门档案范畴,是医院在人事管理工作中形成的,反映医院职工参加社会实践活动情况的真实记录,也是医院档案卷宗的重要组成部分,更是医院及上级部门全面

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  医院人事档案是一个专门档案范畴,是医院在人事管理工作中形成的,反映医院职工参加社会实践活动情况的真实记录,也是医院档案卷宗的重要组成部分,更是医院及上级部门全面、历史地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据[1,2]。

  本文通过对人事档案管理中存在的普遍的问题进行了探讨,并结合自己在工作中的实际提出一些改进措施。

  1 当前医院人事档案管理存在的问题

  1.1 思想陈旧,管理方式落后 人事档案管理者普遍存在“重管理、轻利用”的现象,没有树立起开发利用档案信息、主动为医院各项管理服务,为领导提供系统性材料和决策依据的意识。

  基础设施差,收集、整理、归类、编目等工作还主要依靠手工操作,以纸质文件材料为工作对象,无纸化、电子化、网络化的程度不高,影响了案卷质量和收集效率及档案利用率;手工操作的档案也不易检索、利用,易被人为破坏,耗费人力物力,形成的档案也缺乏严肃性和多样性,不利于科学化,系统化、标准化管理。

  1.2 人事档案材料甄别不严谨,档案内容不规范 普遍存在人事档案材料不经甄别直接归档的问题。有些档案材料填写随意,内容前后矛盾;有些归档材料纸张不合规格、填写过于简单或不规范;有些档案材料因归档不及时造成残缺不全,直接影响了人事档案的规范性、系统性。

  1.3 人事档案管理工作者综合素质不高 由于医院人事管理工作量大,档案管理人员多是兼职管理,属于非专业人员管理,知识结构不平衡,对档案工作不熟悉,一般只能应对简单的档案收集和装订工作,对业务知识学的不够深不够细,影响了人事档案的案卷质量和服务的提高。

  2 医院人事档案管理的对策

  2.1 更新观念,加大投入 医院档案管理人员要改变传统的档案保管观念,树立对人事档案信息开发利用、为医院发展服务的新观念。人事档案是重要的信息资源,医院应重视人事档案管理工作,加大对人事档案管理的资金投入,改善人事档案的存放环境,完善配套设施,更新档案装订工具,购买人事档案管理的信息软件。

  2.2 加强管理,健全制度 在人事档案管理工作中,严格人事档案分类系统,完善档案内容,在鉴别上一定要遵循“取之有据、舍之有理”的原则。规范人事档案材料的收集归档,要严格把握档案材料的质量关,保证其中各项内容符合规范,达到标准化要求,剔除没有价值的材料、假材料,及时退回不符合要求和不属归档范围的材料,做到“档随人走”,防止编造、篡改档案的行为,防止档案泄密和丢失,维护人事档案的完整性与安全性。建立严谨、科学、合理的人事档案管理制度,档案的查阅、借调、利用、转出、转入等工作环节都要有相关管理规定。

  2.3 提高素质,有效利用 档案管理人员素质的高低直接影响到医院人事工作的开展乃至医院的发展,因此要按规定配备专职档案管理人员,将档案人员培养纳入到医院人才培养计划,通过专业培训、在职学习、考察进修、参加学术交流活动等方式,适应新形势下人事档案管理工作的需要,及时了解和掌握人事档案管理领域的新方法、新技术及其发展趋势。在实践中运用现代化技术手段、先进管理理念和前沿知识,努力提高人事政策水平和工作质量,全面掌握科学管理档案的综合技能,以适应档案业务的创新和发展。

  人事档案信息如实的反映着医院各级各类人员专业、学历、职务职称等整体分布情况,根据人事档案信息所提供的科学依据,做好现有人力资源状况的分析和人才需求的预测,有利于人才脱颖而出,有利于建立以竞争、择优为导向的充分展示才能的选拔任用机制,更有效利用人才资源。加强医院人事档案管理工作,充分利用档案信息,能够为医院在发展培养、选拔、使用人才上提供可靠的材料,真正做到人尽其才,才尽其用,只有这样,才能不断开创医院人事档案工作的新局面,提升新形势下医院的竞争力[3-5]。

  参考文献

  [1] 石青.医院人事档案管理存在的问题与对策[J].中国医院,2009,13(8): 50.

  [2] 刘瑞凤.关于医院人事档案管理工作的思考[J].中医药管理杂志,2008,16(3):208-209.

  [3] 王萍,李咏梅.医院人事档案管理的现状[J].中国新技术新产品,2009,17(14):256.

  [4] 董凯茹,邢子丰.浅谈医院人事档案管理[J].中国医药指南,2009,7(11):151-152.

  [5] 张瑶瑛,成秋红.现代医院档案管理探讨[J].中国误诊学杂志,2010,10(28):6914.

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