定制论文·联系客服·网站地图·收藏本页·设为首页
商务英语当前位置:中国论文库 > 英语论文 > 商务英语> 正文

贸易便利化时代商务英语函电的写作原则

时间:2011-12-19作者:邱丽洪来源:中国论文库
字号:T|T

  摘要:随着科学技术的发展,国际贸易也不断朝着快捷便利的方向发展,商务英语函电也必须适应新时代的要求,写作应该符合简洁高效的时代原则:清楚、简洁、具体、客气、体谅、肯定、连贯、一致

  摘要:随着科学技术的发展,国际贸易也不断朝着快捷便利的方向发展,商务英语函电也必须适应新时代的要求,写作应该符合简洁高效的时代原则:清楚、简洁、具体、客气、体谅、肯定、连贯、一致,减少不必要的程序,降低成本,使效率最大化。

  关键词:贸易便利时代;商务英语函电;写作原则

  商务英语函电是对外商务活动中各种商务函件和电子数据交换的总称,商务信函是商务沟通和交流不可或缺的工具,同时也是传达商务信息的重要载体。随着科学技术的发展,国际贸易也不断朝着快捷便利的趋势发展,这就要求商务英语函电也必须适应新时代的要求,写作应该符合简洁有效的时代风格,减少不必要的程序,降低成本,使效率最大化。因而,了解贸易便利化时代外贸函电的文体特征从而在实践中正确和恰当地运用显得尤为必要[1]。

  拟通过大量的例子以及檀文茹主编的“商务英语函电”(2010)的多篇函电,从语言、词汇、句法和语篇几个方面,分析新时期商务英语函电的文体特征与写作原则。

  一清楚

  清楚原则要求信息发出者写作时要采用简单易懂的表达。信函中不应该有任何模棱两可的词汇,而是应该采用直接的语气以及常用的、简单的英语词汇。清楚的表达要求做到一下几点:1.使用日常语汇———熟悉的词容易懂。如果能用“bigcity”(大城市)表示,就不要用“metropolitan”(大都市);如果意思是“give”(给),就不用“render”(赐予)。例如:The in-troductory operation was protracted,pedestrian and vacuous…可被替换为The first speech was long,dull and empty…2.尽量使用简短的句子———短句子使信息接收者容易解读。试着把长句子分成几个短句子。短句子并不会使信函变简单,但却会使信函容易读。

  3.段落不要太长———一段只说明一个意思。如果说不清楚,就分成几段写,用过渡词或短语连接起来。

  4.少用术语———术语可以使业内人士更简单地理解复杂的信息,但对外部人士来说,没有任何意义。举例来说,“cafeteria plan”是指自助餐计划,是一种福利计划,但是我们大多数人会想到自助餐。只有在确定信息接收者能理解它们的时候才用这些词。

  5.用视觉帮助———一个图片值千言万语。在多数情况下,图片可以代替说或写的语言。图片包括:线状图、地图、照片等。图表可以很快地被理解,并帮助简化复杂的信息。

  图片还可以吸引信息接收者的注意,激发他们认知,并留下很深的印象。

  二简洁

  简洁是用最少的语言传递想要传递的信息,但也不是牺牲其他写作原则为代价。简洁重在强调主要内容。通过去掉不必要的词,把重要的信息呈现给读者。为了简洁要做到:1.去掉啰嗦的表达方式。在不改变意思的情况下,能用一个词,就不要用词组。例如:2.去掉老套的、不必要的表达方式(cliche)。例如:去掉“allow me to say”,“in reply I wish to state”,“please be ad-vised”,“take the liberty”这些老套表达;用“enclosed is”代替“please find enclosed”。避免用老套词汇,尽量用比较自然的词汇来传递信息。例如:3.尽可能去掉“which”和“that”从句。应常常省略关系代词that和which,例如:“He said that he was coming.”(他说他会来)和“I’m sorry that I have to cancel the order.”(抱歉我必须取消订货)中的that(作为连接词),或“I have en-closed the information which you requested.”(附寄了你要的信息)中的which(宾语关系代词)。因为“He said he wascoming.”比“He said that he was coming.”简洁、顺畅、生动。

  4.避免用“there be”、“It is(was)”句型开头。例如:啰嗦:It was known by Mr.Smith that we must reduce…简洁:Mr.Smith knew we must reduce…(斯密斯先生知道我们必须减少……)啰嗦:There are four rules that should be observed.

  简洁:Four rules should be observed.

  (应该注意四个原则。)

  5.只包括相关的信息。有效简洁的信息不仅应去掉不必要的啰嗦的表达方式,还要去掉不相关的材料与信息。一般说来,一个句子的长度为15至18个字为宜[2]。

  啰嗦:At this time I was writing to you to enclose the post-paid appointment card for the purpose of arranging a convenienttime when we might get together for a personal interview.(30个字)简洁:Will you please return the enclosed card and name aconvenient time for an interview?(15个字)(你能寄回附寄的卡片,并选一个方便的时候面谈吗?)6.避免不必要的重复。有时为了强调可以重复,但是如果没有理由地把同一件事说几遍的话,就显得啰嗦、枯燥。

  例如:“unexpected surprise”的意思就像“surprise surprise”,因为“unexpected”就是“sueprise”的意思。应该避免的重复用法还有:advance warning,exactly identical,perfectly clear,few in number,personal opinion,grateful thanks,contributingfactor,past history,true fact,new changes,last and final,referback。

  7.用动词代替名词短语。一些信息发出者很用喜欢名词,如用“we make a recommnendation”代替“we recom-mend”。这样就增加了句子长度,使信息接收者阅读速度减慢,使文章思路不清。注意下面清楚、有效的动词和名词短语的对比。例如:三具体1.用具体的词汇。只要可能,就要用一个具体的数字替代笼统的说法,这样可以使信息更具体、生动。通常模糊、笼统的词汇是歧义词汇,信息发出者和接受者可能会有不同的理解。如:a few,high,low,more,quick,soon,early,long,many,most,slow,tall这些都是模糊笼统的词汇。当然,有时这些词汇的使用也是允许的,比如没有具体数字时,信息发出者不想说明时,或者想让信息接收者猜测时。例如:模糊:Our product has won serveral prizes.(我们的产品获得过好几种奖励。)具体:XX product has won first prize in four national con-tests within the past three years.转贴于中国论文库 http://www.lwkoo.com

相关阅读

推荐论文

热门

最新

推荐