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项目管理软件给公司带来的影响

时间:2011-08-19作者:王路来源:中国论文库
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  1实施亮点  1.1设备体系  设备体系用于将设备的部件、部套进行分类管理。按照火电预规标准体系分为机务系统、电气系统、热工系统、化水系统等,进而体系再将机务系

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  1实施亮点

  1.1设备体系

  设备体系用于将设备的部件、部套进行分类管理。按照火电预规标准体系分为机务系统、电气系统、热工系统、化水系统等,进而体系再将机务系统细化为锅炉机组、汽轮发电机组等以此类推。而合同管理中需要将设备拆分成部件、部套放入相应的设备体系中进行管理,同时填写部件的型号、规格、数量、单价等信息。至此到项目结尾时可以较为清楚地了解到项目在哪部分体系中订购了哪些设备以及设备部件的订购厂家、型号、金额等一系列资料,为后续的维修及同类项目的经营投标、项目实施做出了贡献。

  1.2支付体系

  支付体系用于对工程量的管理。按照火电预规标准体系将施工体系分为热力系统、燃料供应系统、除灰系统、水处理系统等,进而将热力系统细分为主厂房本体、锅炉基础、汽轮发电机基础等依次类推。而合同管理需要将土建合同工程量量化后放入相应支付体系中进行管理。公司及项目部清楚地了解项目的实际工程量情况,可以进行有针对性的付款,加强了管控力度,降低了管控的风险。

  1.3费用体系

  费用体系即日常所用到的费用科目,用于对项目整体实施费用情况的分类汇总。采购合同、工程合同实际发生额可通过设备体系、支付体系与费用体系同类费用对接的办法直接归集上来。其它如估算费用、概算费用、预算费用、管理费、财务费用等可通过PMS中的费用归集单进行汇总。至此达到项目整个实施过程中费用的跟踪对比。

  2管理中带来的变化

  (1)如何能充分挖掘并使用合同所签订的、有价值的信息是关键。以往记录合同所涉及的信息包括合同总价、乙方、签署人、签约日期、支付比例等,用于实现对分包商费用的查询,仅仅起到了台帐的作用。而在PMS中更是扩充了合同分项价、保函期限、交货期、付款方式、运输方式、交货地点、交货方式等。合同分项价是将合同管理精细化的举措,将主设备分解成设备部件,了解部件单价的同时可以对多项目的同一部件单价进行比较,或是对不同时期同一部件的单价进行比较。另外此举可兼并用于发货、到货、入库的设备管理,追踪设备从出厂到运输到使用的全过程。除此之外PMS中用标准的设备体系对设备部件进行统一的分类管理,当一个项目结束的时候,会统计出一套标准的设备清册,对于项目在设备体系中某一部分采购了哪些设备、部件及其金额、生产厂家有着细致的诠释,可用于经营投标报价或作为其他后续项目的参考。

  (2)采购合同部分,公司通过预算控制项目部的签约金额。以往受管理方式约束,预算金额控制得较粗,有时一个预算号会同时对应几个合同,这样就导致了很大程度上从该预算号下的所签署的最后一个合同才能发现超预算。而PMS中为了管理的精细化,严格遵循了预规的设备分类体系,分类号即是预算号。应公司管理需求,预算精细化到设备,并可多个预算号对应同一个合同,做细的过程中避免了以前的尴尬。

  (3)工程合同方面,土建、安装合同最富有代表性。国内的土建、安装公司,以工程量方式签署合同,我们由于管理上的需求按照里程碑方式付款,这样就导致了土建、安装公司尽量去完成里程碑节点这些面子工程取得收款,对于不影响里程碑的工程弃之一旁。另外,一旦土建、安装公司发生借款情况,总是要在下一个里程碑节点的收款中扣除欠款,那么里程碑节点付款的签署将成为一张废纸。而对于监管项目部合同支付的职能部门对此也是毫无管控办法。PMS为项目部按工程量结算提供了操作环境与依据。根据预规的标准,建立土建、安装的施工体系,并管理按工程量结算的各施工点,即付款中的支付项。这样一来,项目部对施工点更清楚的同时加强了管理的精细化并能够让职能部门的管控有所依赖。

  (4)效率无疑是一个企业的命脉,增加效率的同时无疑等于变相降低了管理成本。从合同的审批流转效率来讲,以往是由员工带着纸制文本依次通过项目部、计划部、财务部相关责任人以及公司领导签字后方能盖章生效,此过程中如果某一责任人由于出差、开会等客观原因搁置了,就会引起合同生效时间的延期。有时为了图方便,事件起草人往往会积攒一定量的文件后再一并进行审批无疑浪费了很多时间。

  PMS中则避免了此种弊端,全部的审批流转在网上即可完成,电子签章代替了传统人工签字方式大大提高了办事效率。同时PMS中记录着每位责任人审批作业所花费的时间,由此也可以建立一套相应的督促机制用于提高效率。

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