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跨职能团队理论在企业管理中的应用

时间:2011-11-30作者:来源:中国论文库
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  随着企业规模的不断扩大,如何以科学发展观的思路和方法,打破拆除以官僚主义、本位主义、各自为政、推诿扯皮等为代表的企业“部门墙”,是提升管理效率和管理质量,加快“一

标签:企业管理

  随着企业规模的不断扩大,如何以科学发展观的思路和方法,打破拆除以官僚主义、本位主义、各自为政、推诿扯皮等为代表的企业“部门墙”,是提升管理效率和管理质量,加快“一强三优”现代公司建设步伐的关键所在。

  一、“部门墙”的主要表现

  各执一方。在沟通协作时,各部门常常从各自角度、立场、利益上考虑问题,对合作项目或者任务的目标、重要性、时限性理解不同,任务完成的标准也不太一致,部门之间沟通及执行过程困难。

  沟通不畅。在部门边缘地带和衔接部位,产生了“部门墙”。阻碍各部门、员工之间信息传递,特别是在部门职能交叉或衔接的地方沟通成本较大。

  执行不力。部门之间虽然有沟通的氛围,但由于认识、资源、能力等原因,往往配合力度较弱,无法满足相关方的要求。

  效率低下。涉及跨部门沟通或者协作等问题,没有形成常态解决机制,造成同样的问题重复出现,影响企业整体管理效率的提升。

  二、形成“部门墙”的主要原因

  目标因素。共同的目标对各部门的协作配合起到关键的作用。目标是否清晰,是否有足够的牵引力引导各部门为共同目标的实现而奋斗等等问题,是达成共识、通力协作,彻底打破“部门墙”的前提。

  职能因素。跨部门的职责不清,是形成“部门墙”的直接原因。随着企业规模的不断扩大,交叉、边缘、模糊或空白的管理地带随之而生,这些问题使得部门之间的协作效率不断下降。

  沟通因素。沟通由信息的发出、传递、接收和反馈等环节组成。在沟通过程中,每个环节的疏漏、延迟、错误等,都会直接影响到沟通效果。

  能力因素。个人能力和部门能力强弱将会影响到部门之间的沟通及协作。首先能力的强弱将直接影响到部门之间信息沟通的及时性、准确性和完整性,其次一旦部门之间完成沟通及合作意向,有没有足够的专业能力强的人员配合、执行或实施,将会影响部门之间协作的效率。

  机制因素。由于缺乏相应的机制,缺少切实可行的规章制度明确部门彼此之间的联系、配合、责任、权利等,导致部门之间合作的意愿不强,在资源配置及能力培养上不重视,协作效果达不到预期目标。

  文化因素。部门之间及员工之间的合作,需要强有力的合作文化、承诺文化支撑。反之,在跨部门沟通和协作的时候,很容易引起文化的冲突,导致沟通的效率和协作的效果大打折扣。

  平台因素。沟通协作的效率以及管理效率的提升,有赖于各种沟通协作平台的搭建,比如便捷的信息化平台、顺畅的公文流转系统、高效的会议制度、随时随地的非正式沟通等等,都会是部门之间的高效沟通提供强力的支撑。

  三、CFT(跨职能团队)理论简介及其应用

  CFT(Cross function team)跨职能团队是指团队成员来自组织的不同职能领域,一起完成共同商定的具体目标。

  CFT是美国克莱斯勒汽车公司在1980年代末期,推动价值链管理所采用的一种为了减少量产后设计变更次数、有效提升品质水准、强化其竞争优势的做法。因为成效卓著,在其后由美国通用、福特、克莱斯勒三大汽车厂进行模仿ISO整合成QS品质标准时,成为QS品质标准中所倡导的一种手法。CFT理论认为,时间是一种不可再生的资源,也是取得绩效的主要驱动力。必须转变现有的思维方式,把工作看成是一系列相互关联的流程,并且每个流程都有一个供应者和消费者。通过消除现有流程中无附加价值的步骤和障碍,就可以用比现在更少的时间来完成既定的任务,帮助客户提高竞争力。

  (一)工作方法

  衡量跨职能团队工作效率的指标为TCT(TOTALCYCLE TIME,总的周期时间),通过培养TCT心态,学习总周期时间方法,对关键业务流程实施持续改进,从而快速提高组织效率。CFT实施流程分为四大阶段,十六个步骤。

  第一阶段,流程与部门:确定核心流程及相关的部门;确定CFT的运作范围与章程;选择CFT领导及成员。

  第二阶段,明确范围与流程图:确定范围与宗旨;画出基准绩效流程图;确定基准绩效;找出有附加值和无附加值的流程和步骤;绘制预期目标流程图。

  第三阶段,绩效量度:确定基本的量度项目;

  设计量度的系统;建立初步的预期绩效。第四阶段,除障碍:认定障碍;用鱼骨图找出障碍根源;

  排列根源障碍;分配并制定障碍排除措施;建立量度系统追踪进度。

  (二)CFT的特点

  重视各专业的固有技术。当前六西格玛(6Sigma)管理盛行,其管理极可能发生被导向玩弄统计和无法评价的管理项目。质量如果是设计和制造出来的,那么各行各业的固有技术显而易见的要比书面制度、标准、统计等重要,在这方面使用CFT不会导致过多关注统计,并且具有以下优势。

  精简、快速。CFT注重实用性,关注各工具之间串联衔接,而很多方法都要么传授过多的理论要不就是教人如何填表,实用性不强。

  运用仿真。如果可能我们会运用仿真技术,在产品试作前就进行仿真,如能利用理论进行计算机试算仿真,通常在事前就可以找出设计盲点或错误。

  训练时间短。整套CFT活动的技巧和工具约可在36-42小时内完成传授,实务活动指导约需3-6个月完成,导入0.5-1年后导入厂商可独立自主运用达到生根化,客户在接受完CFT训练后,很快能自行指导其供货商将品质特性提高2个标准差以上。

  成效大。对比于一般六西格玛管理的黑带课程,不但投入时间少,而且更容易达到黑带资格的要求。

  (三)CFT在跨部门协作中的作用CFT在跨部门协作中的作用主要有:构建部门间相互合作的企业文化;形成常态的沟通机制,增进彼此了解;系统梳理部门间合作的各种问题,并予以解决;按照规定的步骤开展会议,提高沟通效率;成果可以量化,清晰可见。

  总之,CFT理论,是解决“部门墙”现象的有效手段,对推进企业健康发展具有重要意义。■

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