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浅析现代企业会计电算化管理

时间:2012-07-13作者:周 琦来源:中国论文库
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  当前,全球经济信息化、数字化逐步形成,给企业参与市场竞争带来新的机遇与挑战,财务管理必须顺应潮流,充分利用互联网资源,从管理目标、管理模式和工作方式等多方面进行创新。  1.会计

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  当前,全球经济信息化、数字化逐步形成,给企业参与市场竞争带来新的机遇与挑战,财务管理必须顺应潮流,充分利用互联网资源,从管理目标、管理模式和工作方式等多方面进行创新。

  1.会计电算化下的财务管理目标

  企业财务管理目标总是与经济发展紧密相连的,随着电算化经济的到来,客户目标、业务流程发生了巨大变化,具有共享性和可转移性的知识资本将占主导地位。原来以追求企业自身利益和财富最大化为目标者,必须转向以“知识最大化”的综合管理为目标。其原因在于,知识最大化目标可以减少非企业股东当事人对企业经营目标的抵触行为,防止企业不顾经营者、债权人及广大职工的利益去追求“股东权益最大化”;知识资源的共享性和可转移性的特点使知识最大化的目标能兼顾企业内外利益,维护社会生活质量,达到企业目标与社会目标的统一,从而实现有形物质资本和无形知识资本在网络经济下的有机结合。

  2.会计电算化下的财务管理模式

  在信息化环境下,任何物理距离都将变成鼠标之间的距离,财务管理的能力必须延伸到全球任何一个结点。财务管理模式只有从过去的局部、分散管理向远程处理和集中式管理转变,才能实时监控财务状况以回避高速度运营产生的巨大风险。企业集团利用互联网,可以对所有的分支机构实行数据的远程处理、远程报表、远程报账、远程查账、远程审计等远距离财务监控,也可以掌握和监控远程库存、销售点经营等业务情况。这种管理模式的创新,即可轻松地实现集中式管理,对所有分支机构进行集中记账,集中资金调配,从而提高企业竞争力。

  3.会计电算化下的财务工作方式

  互联网技术改变了财务人员的工作方式,传统的固定办公要转变为互联网上的虚拟办公室,使财务工作方式实现网上办公、移动办公,这样,财务管理者可以在离开办公室的情况下也能正常办公,无论身在何处都可以实时查询到全集团的资金信息和分支机构财务状况,在线监督客户及供应商的资金来往情况,实时监督往来款项余额。企业集团内外以及与银行、税务、保险、海关等社会资源之间的业务来往、均在互联网上进行,将会大大加快各种报表的处理速度,这也是工作方式创新的根本目的。

  (1)取消编制记账凭证

  以电子数据形式存在的原始凭证,不论是自制的原始凭证还是外来的原始凭证,可以采用在原始凭证上自行增加会计科目的方式进行。随着企业管理软件的进一步发展,在原始凭证上保留自定义空间成为必然和可能,企业可以在原始凭证的自定义空间自行增加借贷方会计科目及金额栏,将有关数据填上即可作为登记账簿的依据了。企业也可以根据预测、决策的需要,直接在原始凭证上自定义区增加其他栏目。以纸介质形式存在的原始凭证,如果是企业常用的原始凭证,则可以在软件系统中通过自定义方式设计好凭证格式,然后将数据转移到设计好的原始凭证中就好了;如果不是企业常用的原始凭证,为了简化操作,可以用通用原始凭证格式,记录基本信息就好。

  对编制记账凭证的取消,可以大大减轻会计人员的工作量,降低差错出现几率,加快信息的传递时间,节约打印记账凭证的费用和时间。

  (2)取消总账及账账核对

  信息的转移都是有计算机自动完成,登记账簿,不论是总账、日记账还是明细账,其数据源都是唯一的,总账和日记账,总账和明细账所保存的信息都是一样的。另外编制报表不再是直接在相关栏目上填列数据,而是通过定义公式的方式产生数据,只要把数据公式定义好,计算机会自动按照定义好的公式到相关数据库文件中读取。在日记账、明细账数据源唯一的情况下由于计算机计算具有高度精确性的特点,不会出现数据转移、计算错误等问题。

  (3)报表编制实时化

  由于大量繁重的工作由计算机自动完成,账簿的登记、报表的编制变得非常简单,企业可以根据信息使用者的需求,随时通过网络以及其他途径披露相关资产负债信息、经营成果、现金流量信息以及其他非财务信息。信息报告完全实现了实时化,这对信息使用者来说非常重要。

  (4)账簿形式和更正错账方法发生改变记账是有计算机自动完成的,计算机系统在同一个数据库文件取数,同时登记日记账、明细账等账簿,登记账簿的数据源是唯一的,记账过程中不会发生文字或数据转抄错误。对于一些特殊的错误,如编制会计分录会计科目用错、借贷方金额同时减少或增加的情况,可以采用红字冲销法或补充登记法直接更正电子数据。

  4.会计电算化下会计工作存在的问题

  随着的快速,会计电算化越来越被广泛的。然而,我们也应看到计算机在治理及会计信息处理中的迅速普及和广泛应用,给我们带来极大方便和效益的同时,也存在着一些不足。

  (1)会计电算化下未能站在企业治理信息化的高度进行

  因过分留意软件的会计核算功能,而轻视了财务治理和控制、决策功能。会计软件囿于传统的思维方式,模拟手工核算,缺少治理功能。财务系统大多以记账凭证输进开始,经过计算机处理,完成记账、算账、报账等工作,并局限在财务部分内部。

  流通的会计核算软件大多功能在进步财务信息系统的范畴,只能完成事后记账、算账、报账以及提供低级治理功能,不具有事前猜测、事中控制、事后决策等治理会计功能。近年来固然倡导发展治理型会计软件,但由于各种原因,一般只从财务治理的要求出发,未能达到较为理想的效果。

  实习期间在公司里也有遇到这种问题,在利用发票联记账或者计算成本时,经常就是完事后才做账,这样导致会计工作不能及时负责的完成。

  (2)企业管理人员和财会人员素质不高

  现在很多企业为了节省开资,对外招聘一些不是会计专业的人员从事会计工作。有的会计人员文化水平,学历层次较低,又没有注意继续深造,对会计科目、账簿、报表之间对应关系没有系统的概念,还有一些会计人员不注意学习新的业务知识和新的会计法规,以过去的法规进行业务处理。而且经常出现企业法人代表和会计管理者是夫妻关系或者是近亲血缘关系,还有的是出纳兼职其他不相容大的职务,这样严重影响会计工作的管理。

  (3)会计核算手段落后

  企业虽然已经运用了会计电算化技术,但计算机的应有程度和利用有效率较低,基本上就没有事前预测、决策。再者现阶段企业引用的电算化软件大多都只适用于财务会计系统,而对管理会计软件系统很少见。

  (4)会计电算化下会计信息的保密性和安全性差

  会计电算化是建立在计算机网络技术和安全技术等信息技术基础之上的,会计信息是以足够的安全技术为保障,以一定的计算机硬件支撑。在相应的软件治理下在网络中流通、存储和处理,并终极以人们需要的形式变现出来。随着计算机应用的扩大,利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗等犯罪现象屡见不鲜。在会计电算化环境下,会计信息以各种数据文件的形式记录在磁性存储介质上,这些存储介质上的信息机器可读形式存在的,因此很轻易被复制、删除、篡改,而不留下任何痕迹。数据库技术的高度集中,未经授权的职员可以通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的财务数据。可见会计电算化犯罪是一种高、新技术下的新型犯罪,具有很大的隐蔽性和危害性,使会计信息安全风险大大增加。几乎所有的软件系统都为完善会计功能和适应财务制度大动脑筋,却没有真正研究数据的保密题目。对于安全性更是难尽人意,系同一旦遭遇灾难,瘫痪或遭病毒侵袭就很难恢复原来的数据。

  5.现代信息环境下财务管理的创新分析在网络经济全球化的客观要求下,企业发展的当务之急是进行财务管理变革与创新,在此,提出以下几点见解。

  (1)全面更新企业理财观念

  网络经济的发展将使财务管理目标转向知识最大化,创造企业财富的核心要素由物质资本转向知识资本,企业理财观念必须转变。首先,要认识知识资本,即了解知识资本的来源、特征、构成要素和特殊的表现形式。其次,要承认知识资本,即认可知识资本是企业总资本的一部分,搞清知识资本与企业市场价值和企业发展的密切关系,以及知识资本应分享的企业财富。

  (2)加强会计人员电算化技术培训

  有针对性地对财务人员进行网络技术培训,可以提高财务人员的适应能力和创新能力,适应网络经济发展的要求,实现财务管理变革与创新。因为,首先财务人员已具有坚实的经济和财会理论基础,如果再学习一些现代网络技术,将网络与经济、财会有机地结合,则面对知识快速更新和经济、金融活动的网络化、数字化,就能够从经济、社会、法律、技术等多角度进行分析并制订相应的理财策略。其次,通过技术培训可使财务人员不断吸取新的知识,开发企业信息,并根据变化的理财环境,对企业的运行状况和不断扩大的业务范围进行评估和风险分析。

  (3)建立财务风险预测模型

  随着互联网在商业中的广泛应用,作为数据管理的计算机往往成为逃避内部控制的工具;商业交易的无地域化和无纸化,使得国际间资本流动加大,资本决策可在瞬间完成。总之,由于网络经济的非线性、突变性和爆炸性等特点,建立新的财务风险预测模型势在必行。该模型应该由监测范围与定性分析、预警指标选择、相应阀值和发生概率的确定等多方面的内容组成,并能对企业经济运行过程中的敏感性指标,(如保本点、收入安全线、最大负债极限等)予以反映。这样,将风险管理变为主动的、有预见性的风险管理,就能系统地辨认可能出现的财务风险。

  (4)采用集中式财务管理模式

  在信息环境下,全球经济一体化,财务管理在空间上、时间上和效率上都发生了改变,使得集中式管理成为可能。所谓集中式财务管理是利用现代网络技术和信息集成方法,将财务与业务、与供应链集成起来,追求整体效率和效益的提高,实现缩短生产前置时间,提高产品质量和服务质量、提声企业的整体柔性、减少库存等战略性好处,使企业具有低能耗、低物耗、高效益、高应变能力,实现企业物流、资金流和信息流的高度统一以及财务的实时管理,以适应柔性生产、组织扁平化和产品个性化的市场要求。这种财务管理模式与传统财务管理模式的主要不同点在于它利用现代网络技术,将业务管理融合进财务管理中,实行从源头管理,通过远程处理、在线管理,实行对财务的动态管理,真正实现财务的事前计划、事中控制和事后反馈,实现对业务的全过程管理。这种管理模式有三个基本的特点:一是集中式管理,它不仅对集团财务方面进行管理,而且对库存、生产、销售等业务方面进行管理,不仅管集团内部,而且与整个供应链管理相集合;二是直接管理,通过网络技术减少了传统财务管理中的许多中间环节,高层领导能直接对底层员工进行管理;三是实时管理,整个供应链通过网络联系在一起后,总部的财务主管可根据动态会计信息,及时作出财务安排,并通过网络传达下去,实现财务的在线管理。

  (5)创建企业财务管理信息系统和安全保障体系

  数字化技术为先导的网络经济,其经济活动可以通过互联网在线进行,如:在线订货、在线资金调度、异地转账、在线证券投资、在线外汇买卖等。因而产生的会计信息都是动态的,更具有不可捉摸性;同时,市场需求信息的公开化,形成了多层次、立体化的信息格局。创建基于互联网的企业财务信息系统,综合运用计算机网络的超文本、超媒体技术,使信息更形象、直观、全面,实现信息理财。此外还应建立网络信息安全保障体系,从手段上,制定相关的法律政策,以法制来强化网络安全;从管理上,建立信息安全管理机构和切实可行的网络管理规章制度,加强信息安全意识的教育和培训等;从技术上,在企业内部网和互联网之间要加一道防火墙,防止黑客和病毒,保护企业内部网,以保证网络信息安全。

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