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ERP系统在烟草企业管理中的应用

时间:2012-01-11作者:宋海松来源:中国论文库
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  摘 要:在企业中,一般的管理主要包括物流管理、生产控制和财务管理这三方面的内容。ERP系统就是将企业的物流、信息流和资金流这三大流进行全面一体化管理的管理信息系统。可以说,充分认识

  摘 要:在企业中,一般的管理主要包括物流管理、生产控制和财务管理这三方面的内容。ERP系统就是将企业的物流、信息流和资金流这三大流进行全面一体化管理的管理信息系统。可以说,充分认识ERP系统的重要性,并积极推行ERP系统的实施,是提高企业管理水平和企业竞争力一个重要方面。当前我国烟草行业进入了新的发展阶段,在面临挑战的同时也拥有很大的机遇。以烟草企业为例,阐述了ERP系统在某烟草企业的应用,以供借鉴参考。

  关键词:ERP系统;烟草企业;应用

  0 引言

  随着现代企业管理的发展,ERP系统的出现在我国不仅受到人们的密切关注,而且已经成为我国企业管理的一个重要组成部分。ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身,成为现代企业的运行模式,反映时代对企业合理调配资源,最大化地创造社会财富的要求,成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。

  1 ERP的定义和特点

  ERP系统是通过信息技术等手段,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台,实现企业内、外部资源的共享和协同,使得各部门、各业务流程无缝平滑地衔接,从而提高管理的效率和业务的精确度,提高企业的盈利能力和综合竞争力。ERP系统是一个在全企业范围内应用的、高度集成的系统。数据在各业务系统之间高度共享,所有源数据只需在某一个系统中输入一次,保证了数据的一致性。对企业内部业务流程和管理过程进行优化,采用计算机最新的主流技术和体系结构,在能通信的地方都可以方便地接入到系统中来,具有高度集成性、统一性、先进性、完整性和开放性。ERP功能不仅要覆盖企业管理的生产、人力、设备、信息各方面,还要突破企业的边界,扩展到上游的供应商,下游的分销商、客户,以及合作伙伴等资源集成,帮助企业利用一切可以用的资源高效的生产经营。在具体功能设计上,要抓住物流、资金流、信息流三条主线、充分考虑行业特点和实际需求,兼顾基于软构件的系统体系结构特点。可以说,ERP系统跳出了传统企业边界,从供应链范围去优化企业的资源。ERP支持企业的总体目标,是满足企业内部销售、生产、采购、财务、成本、制造资源、物料需求、仓储等业务要求的信息化系统,实现对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理。

  2 烟草行业的特殊性

  烟草是一个较为特殊的行业,由于我国实行的是烟草专卖制度,因此我国的烟草专卖局(公司)具有政企合一的性质。一方面作为政府职能机构,负责对整个烟草行业的管理和控制;另一方面也作为一个独立的企业进行正常的运营,正是这种特殊性使得烟草行业既沿袭着传统的计划经济体制同时也融入了一定的市场经济成分。烟草行业内工业企业的生产和商业企业的销售都要受到计划和市场的双重影响,而计划和市场同时也在相互起着作用。烟叶和其他商品一样也需要根据市场的需求,调控生产;通过品牌和企业形象的确立,吸引广大消费者;通过完善的分销网络和物流配送,控制市场和客户。因此烟草行业也迫切需要通过先进的信息技术对传统的运营模式业务流程进行改造和整合,提高企业的整体实力和竞争能力。而烟草行业资金相对比较充裕,因此近年来烟草行业的信息化建设逐渐蓬勃发展起来。

  总的来说,ERP系统与烟草企业间的资源管理系统,是整个信息系统的最高层次,其处理的是企业级的事务,比如销售预测、生产计划、总体产能平衡、财务结算等等,同时又牵涉到上、下游的伙伴。因此,烟草企业必须全面信息化体系建设,使其能够帮助烟草企业进行快速正确的决策,最终促使烟草企业能够在正确的轨道上高效地运转。

  3 ERP系统在烟草企业的应用

  ERP系统能够对企业组织进行重新规划。在传统管理方法中,原本离散的、不协调的业务流程可以在ERP系统中进行整合,从而解决以往难以解决的管理问题。为了对产品和市场的变化作出快速反应,越来越多的企业开始使用ERP系统。这里就介绍了ERP系统在某烟草企业管理中的应用。

  3.1 在烟草企业应用中的优点

  第一,提高开发效率,促进新产品的开发。应用ERP系统,可以把客户、销售代理商、供应商、协作单位纳入生产体系。用最短的时间将新产品打入市场。时刻保持产品的高质量、多样化和灵活性,从而提高开发效率,促进新产品开发。第二,解决多变的市场和均衡生产之间的矛盾。ERP系统可以使烟草企业快速获取市场的信息和客户的需求,并快速根据客户的需求和市场预测,编制出烟草企业的生产计划和采购计划,快速组织生产和采购活动,解决市场变化与均衡生产的矛盾。第三,提高管理水平。首先,ERP系统建立规范的基础数据管理体系,解决手工业务管理形成的数据不及时、不完整、不准确的问题。

  其次,解决了部门间信息传递速度慢、基层管理人员劳动强度大、领导意图难以实施等问题。第四,解决烟草企业库存管理上的一些问题。ERP系统建立全闭环运行的计划管理体系,实现业务过程的事前和事中控制。计划管理体系在烟草企业降低库存、减少在制品、合理安排生产、缩短交货周期、加快资金周转等方面起了决定性作用。

  3.2 在烟草企业的应用

  ERP强调统一数据库,在信息集成的基础上,实现全企业范围的有效管理,它满足多个管理层次的信息需求,覆盖公司的主要业务,可有效地协调广泛分布的业务单位,发挥整体优势,达到公司资金管理统一、销售管理统一、采购管理。同时ERP为企业与省市烟草企业、国家局之间的业务关联提供快速、方便、直接的处理手段。

  某烟草企业在全企业范围内建立统一的ERP系统,将各种先进的信息技术和信息管理模式用于物流管理中,使ERP中的各类信息管理在物流管理中逐步体现出应有的作用,实现信息共享,实现对多点生产经营的实时控制,有效控制成本。ERP系统在烟草企业管理系统中属于计划层和决策层的范畴。为了更好的实现“三流合一”,即物流、信息流和资金流的集成统一,该烟草企业在ERP实施中尤其注重ERP与企业内外相关系统的集成设计。

  通过应用ERP系统,该烟草企业在以下方面取得显著成效:①备品备件管理:备件的使用被记录在每一次的维修工作和维修设备上,可以按照部门、机型和设备统计出某一时间段的备件消耗明细和金额,以此作为制定各类备件库存计划的依据,达到减少盲目性储备库存的目的,有效控制备件库存额度;②主要材料库存:由于与供应商实现了信息共享,企业能准确把握采购提前期,从而准时下达采购订单,保证按时到货生产,减少辅料库存数量及资金占用;③库存管理:根据管理需要,查询烟叶的库存结构,对配方库、制丝数据采集、烟丝立库等生产段监控管理系统进行全面集成,实现生产的实时监控和管理。生产批次统计、日成本统计、实时生产数据记录准确,可进行历史数据查询,为生产策划提供依据;④烟叶数字化数据库:建立烟叶数字化数据库,完善规范统一的原料检测管理体系,有效实现了对烟叶数据的积累和统一管理,通过减少烟叶的重复检测,每年降低重复检测费用。同时对采购应付款项进行账龄分析和控制管理,节约大量的资金占用;

  ⑤成品仓储管理:通过计划下达与下游烟草企业的有效衔接,对库存烟叶实施动态管理,通过库存数量控制节约仓储保管费用;⑥运输专项管理:利用ERP系统先进的分销网络,对烟叶运输实施专项管理,通过铁路运输和公路运输相结合的手段,同口径对比节约较大的运输费用。设计出有六联次的出货单和三联次的提货单,对烟叶调拨、出库、出厂、运输至客户签收等进行全过程信息管控;⑦未清项处理:对于往来帐项采取未清项管理,即当期的余额只是未清的科目余额,不再包括已结清的业务,帐户清晰、明了。可以实现不同纬度的获利情况组合,包括销量、收入、利润、利税、销售地区,以此作为对销售区域的绩效评价。

  3.3 烟草企业如何提高ERP应用的成功率

  3.3.1 加强内部管理

  ERP项目的实施目标是要基于烟草企业的基本情况和发展战略目标。ERP项目实施组通过对烟草企业的优势与不足、影响烟草企业发展的瓶颈进行全面分析,提出烟草企业ERP建设的需求与期望,制定项目的总目标、分目标与分阶段目标。建立金字塔式的实施团队,使整个项目内部能够承上启下,相互协作,在每个环节保证ERP的实施。建立与ERP相适应的企业文化。主要通过信息、技术等方面的建设来影响烟草企业生产技术、管理手段,更加有效地达到提高烟草企业竞争力的目标。

  3.3.2 合理选择

  ERP软件准备实施ERP的时候,软件服务商最好有烟草行业客户的。服务经验,要有成功实施ERP的案例,这样才会降低实施风险,并能在软件编码体系等基础数据准备中大大缩短实施周期。同时要考察软件供应商的综合实力、实施人员素质及其后续服务的能力。烟草企业在选择ERP软件时,要坚持“实用才是硬道理”的原则。

  3.3.3 加强对人才的培养

  人才培训是长期稳定运行的基础。参加培训的人员尽可能数量多一点、技术精一点,确保烟草企业ERP系统投入应用后长期稳定运行。

  4 结束语

  ERP是信息化建设的核心,也是企业实现业务管理信息化的主要手段。就目前来看,烟草企业实施ERP系统是一项长期的艰巨的任务,只有针对烟草企业的自身情况,高度重视信息化建设,实现产、销、存等经营过程的信息化管理,达到核心业务集中统一管理,使企业物流、资金流、信息流和工作流有机集成,才能提升烟草企业管理效率和水平,促进管理创新。可以相信,中国将有越来越多的行业会认同ERP并应用它,实现科技与管理双轮并进,最终促进企业持续健康发展。

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