定制论文·联系客服·网站地图·收藏本页·设为首页
档案管理当前位置:中国论文库 > 管理学论文 > 档案管理> 正文

企业档案管理工作的不足及对策

时间:2012-06-19作者:来源:中国论文库
字号:T|T

  企业档案是企业在生产经营活动中直接形成的有保存价值的各种记录,它全面记录了企业的成长历史,承载了企业的智慧成果,积淀了企业的价值与文化,是企业软实力的重要载体和源泉。由此不难看

标签:

  企业档案是企业在生产经营活动中直接形成的有保存价值的各种记录,它全面记录了企业的成长历史,承载了企业的智慧成果,积淀了企业的价值与文化,是企业软实力的重要载体和源泉。由此不难看出企业档案在企业发展过程中的重要地位,如何做好企业档案管理工作便显得尤为重要。目前中央三令五申要加强企业档案管理工作,各基层单位也确实加强了档案管理工作,但现实工作中仍然存在一些实际问题。

  一、企业档案管理现状的分析

  由于行业经营规模和经济基础的差异性,企业档案管理水平也存在较大差异:大型骨干企业档案管理人员配备比较专业、齐全,设施比较完备,一些中小型企业则不尽然,主要存在以下问题:

  1.档案意识不强,对档案重要性认识不足

  档案管理工作是一项服务性的工作,日常工作琐碎繁杂,没有直接参与企业生产经营并创造经济效益,因此不能得到领导的足够重视,只有在企业达标升级时才能引起领导重视。由于部分领导对档案综合管理参与程度不够,对档案在企业中的重要性认识不足,加之对档案管理重要性宣传不够,造成领导对档案工作发展缺乏计划性或计划落实不到位,影响了档案工作的正常开展。

  2.档案管理缺乏制度化、常态化

  一些企业档案管理仅满足于做好日常的收收发发、借查阅等事务性工作,档案管理工作处于维持状态。档案管理制度不够健全,即使建立了一些规章制度,但监管执行不到位,文件资料归档不及时,不完整;有些密级较高的档案资料不能严格履行档案借阅手续,资料长期留在使用者手中,造成不安全隐患。由此可见,档案管理不仅要有一整套完善的管理制度,更主要的是制度要有监管落实,要使档案管理工作制度化、常态化,这样才能使档案管理工作有序发展。

  3.缺乏资金投入,档案信息化建设不完善

  随着科技的不断发展和现代化办公设施的不断完善,各行各业无纸化办公不断普及,对档案管理人员素质、设备要求也不断提高。更多的文件、资料需要实行网上传输,这样才能最大限度地满足客户及企业生产经营需求。许多企业仅仅使用了一些简单的档案办公管理设施,没有建立局域网,不能实现网上传输,不能确保第一时间满足生产经营人员需求,技术成果不能最大化地实现资源共享。其主要原因是一些企业领导对档案管理工作缺乏足够的认识,认为企业档案工作没有直接参与企业生产经营,不能给企业带来直接的经济效益,是被边缘化的管理工作。因此档案工作资金投入不能保证,管理手段长期一成不变,远远不能适应档案工作发展的需求。

  4.专业知识匮乏、档案业务人员素质普遍不高

  企业档案管理人员许多是转行或者年龄偏大,专业知识相对匮乏,知识结构参差不齐,缺乏现代化科学管理知识,不适应新形势下的企业档案工作发展需要,严重影响档案管理水平。

  5.忽视档案编研,不能最大限度地挖掘档案价值

  档案日常工作十分繁琐,加之也不太被大家重视,因此大多数人只是满足做好日常事务,看好摊子,没能从主观上对企业档案进行深度挖掘。其实档案不仅是企业资产的凭证和活动的记录,更重要的是企业经营智慧和发展历程的结晶。如果我们档案工作者能够对企业档案进行认真梳理,专题编研,便能为企业决策者更好地把握企业发展的客观规律,增强企业决策的预见性和主动性提供借鉴和依据。

  二、解决企业档案现状的对策

  1.加强档案宣传,提高全员参与意识

  要做好企业档案管理工作,必须加大档案宣传力度,树立全员档案意识。因为企业档案的形成是靠全体员工共同参与的,如果在档案形成的源头上就注重档案的系统、完整收集,便能够确保日后档案归档的完整、准确性。例如:我们单位是一个科研型企业,大量的科技资料都是生产经营人员在生产一线形成的。根据这一特点我们制定了一系列归档措施,从工程最初的技术方案,施工过程的现场资料直至工程完成后的成果资料实行全过程编号控制,要求工程技术人员从工程开始就注重资料的收集,对资料的完整、准确、及时归档有明确规定。档案管理人员直接参与资料归档质量的监管工作,并将归档信息反馈相关管理部门,资料归档的好坏与个人的经济效益直接挂钩。由此确保了工程资料归档的完整性、准确性,同时也为工程技术人员日后借鉴利用技术资料提供了有力保障。

  2.完善制度,加强监管

  健全的制度是企业行为的准则,要想做好企业档案管理工作必须有完善的制度作保证。企业必须依照《档案法》的有关规定,按照《企业档案工作规范》的要求,结合本单位实际制定和完善各项规章制度。对档案的形成、收集、整理要严格按照有关规定实施;对归档范围、保管期限、文件密级的设定,以及归档、销毁等各个环节要有明确规定;对档案的借、查阅,库房的管理等必须严格按制度执行。同时要加强制度执行的监管力度,要有分管领导专门负责,充分发挥二级单位负责人的作用,让大家共同来参与档案管理工作,这样才能把档案管理工作落到实处,使档案管理工作持续有效发展。

  3.加强档案信息化建设,提升档案管理水平

  目前大多数企业已利用微机进行档案管理,但仅实现了档案目录级管理或部分档案数字化管理,较之过去档案管理工作效率有较大提高,也方便了档案的检索和借、查阅等日常工作。但这并不是真正意义上的数字化档案管理。数字化档案管理是指通过运用计算机及网络技术,结合数据库系统实现对文书、科技、照片、实物等档案的数字化管理,对有价值的档案数据等多媒体信息进行数字化加工、存储和管理。应逐步实现档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心模式过渡。

  兵器集团公司档案馆刘左馆长在2011年集团档案工作会上明确指出:“档案信息化是实现档案服务的基础,是档案现代化管理的基础”。2011年集团公司档案馆开展了全系统档案工作大检查,重点提出了“十二五”期间各企业要加大档案信息化建设投入,以提高档案的综合实力为重点,努力为企业提供全方位、多元素、主动优质的服务,从而实现企业档案工作由实物管理向资源知识管理的转变,由被动工作向主动作为的转变。因此各企业应借档案检查的东风,加快档案信息化建设步伐,努力提升企业档案管理水平。

  4.加强人才队伍建设,努力挖掘档案最大利用价值

  随着社会和经济的快速发展,新的行业和领域不断形成,对档案管理工作提出了新的要求和挑战。如何适应新形势发展的需要,如何做好新形势下的档案管理工作是档案工作者亟待解决的问题。

  鉴于档案管理工作的现状,企业首先要加强档案管理人员专业知识的培训,加强新技术、新知识的学习。在这方面我单位比较注重档案人员的继续教育培训工作,凡是上级主管部门或行业相关单位有新规范、新热点、新知识的培训班,在条件允许的情况下尽可能的让档案管理人员去参加;同时鼓励档案管理人员申报专业技术职称,并在时间和经费上给予一定的支持。由此极大地调动了档案管理人员的工作热情,对提升我单位的档案管理水平起到了推动作用。

  其次,企业要加强档案的开发。档案的开发利用是企业档案价值实现的重要途径。对此国资委副主任李伟在2010年档案工作会议上的讲话做了最好的诠释:“档案既要管好,更要用好,要善于多角度、深层次地开发和集成,形成一批高质量的档案信息资源编研成果,主动为企业领导决策和企业发展提供档案信息服务,力争将档案资源转变为企业的竞争优势,转变为企业的现实生产力和现实财富”。

  过去档案管理工作重管理、轻开发。这一方面与领导的重视不够有关,另一方面与管理者的自身素质有关。首先,开展档案编研工作要耗费大量的时间和精力,同时需要相关部门共同参与,因此得到领导的支持尤为重要;再者我们档案管理人员要有无私奉献精神,因为档案编研工作是在不增加人员、不增加时间、不影响正常工作的前提下开展的一项工作,需要花费大量的时间和精力在浩瀚的资料库里去翻阅、查询,从而提炼出对企业有价值的档案资料。我单位在档案编研工作上进行了一些有益的尝试,我们根据企业生产经营的需要,结合我单位的工作特点,选取五十年记事、信用档案、优秀工程等专题开展了编研工作。近年,自中国机电兵船工业档案学会开展档案编研征集工作以来,每年我们都呈报了编研作品(均获部级二等奖)。正因为我们的不懈努力和完成了一批优秀的编研成果,在单位岗位定级工作中,档案管理人员得到了领导的认可,将档案岗位从管理三级岗调至管理二级岗;同时我们的编研成果也为单位的科研、生产、经营等工作提供了可靠的信誉保障。由此不难看出,要想使档案管理工作被领导重视、不处于边缘化,档案管理者必须通过自身的努力,用实际的工作成绩引起领导的关注,只有这样才能使领导及各方面对档案管理工作给予高度的重视,及时解决档案工作中存在的实际困难,从而使档案管理工作在领导的支持、广大员工的认可、档案工作者的不懈努力下得以良性、有效地发展。

转贴于中国论文库 http://www.lwkoo.com

    相关阅读

    推荐论文

    热门

    最新

    推荐