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档案管理制度下当代人事档案信息化的管理

时间:2012-06-18作者:潘晓朋来源:中国论文库
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  【摘要】科技信息化高速发展的今天,传统的人事档案管理制度将被人事档案信息化的管理所代替。人事档案信息化的管理是指采用现代先进信息技术来完善当今的人事档案管理工作,是人事档案管理

标签:档案管理

  【摘要】科技信息化高速发展的今天,传统的人事档案管理制度将被人事档案信息化的管理所代替。人事档案信息化的管理是指采用现代先进信息技术来完善当今的人事档案管理工作,是人事档案管理工作发展的必然趋势和结果。

  【关键词】档案管理;信息化;完善

  随着我国改革开放的程度不断加深,各个行业的不断发展,流动人口也在逐年攀升,传统的人事档案管理制度已经不能满足现代社会的需要,人事档案信息化管理成为了人事档案管理区域的发展趋势和结果。人事档案信息化建设是一项艰巨而繁琐的系统性工程,它涉及到档案管理工作的方方面面,只有提高和深化档案工作者对于人事档案信息化建设的认识,才能推进人事档案信息化建设的步伐,建设出适应时代发展的人事档案信息化管理制度。

  一、我国人事档案管理制度的发展现状

  我国的人事档案管理制度始于20世纪50年代,为我国的公共管理工作做出了不可磨灭的贡献。随着我国社会主义的政治体制和市场化经济体制的改革深入,传统人事档案管理的弊端和不足也逐渐凸显出来,人事档案管理工作遇到了改革的机遇和挑战。

  (一)档案内容不够精确。随着我国社会的不断向前发展,各种人事流动也愈加频繁。人事档案管理工作与我们的个人生活工作是息息相关的,由于在最初的人事档案建设过程中的大意,导致了不少人事档案资料不齐全或千篇一律的结果,人事档案管理工作失去了它反映真实情况的作用,使人事档案管理工作落后于社会的发展,面临着无法落实到个人的尴尬局面。

  (二)管理方式的落后。在我国政治经济的改革过程中,许多的www.lwkoo.com 机构和单位都进行了重组建设,频繁的人事任免导致了人员流动性较大,人事档案管理工作也变得繁琐。在不少事业单位或机构的人事档案管理工作方面,仍然采取的是手工记录方式,这显然与社会发展是脱节的。我国在经济、文化及其政治方面的发展成就是有目共睹的,但在公共管理体系中却存在着一些问题和缺陷,全面的完善我国的人事管理制度,是我国公民人事档案准确性和安全性的重要保障。

  二、建设人事档案信息化管理

  建设出一个独立的人事档案信息化管理机构是我国人事档案管理制度的革新目标,是整合我国的人事档案资源和实现我国公共服务均等化的重要途径。

  (一)完善我国人事档案管理制度。

  人事档案管理是一项严肃的工作,要完善我国的人事档案管理制度要严格要求档案工作者的职业道德,在人事档案管理工作中要严格遵守《人事档案保管与保密制度》、《人事档案材料鉴别归档制度》、《人事档案材料收集制度》、《人事档案转递制度》、《人事档案查(借)阅制度》等五个基本规章制度,让我国的人事档案管理加快步入科学化、制度化、信息化发展轨道的速度。

  (二)不断提高档案工作者的素质水平。人事档案管理工作是一个以人为主的工作,档案工作的质量好坏很大程度取决于档案工作者的工作态度和职业道德水平,因此提高档案工作者的素质水平在人事档案管理工作中显得尤为重要。只有加强对档案工作者的政治教育,提高档案工作者的职业素养,才能使档案工作者在从事枯燥单一的档案工作时保持高度的责任感,减少档案工作的失误和差错,积极的去探索科学的工作方法,使人事档案管理工作迈向科学、实用的信息化时代。

  (三)信息化的管理手段。信息化的管理手段是当今社会发展的新趋势,将信息化手段运用到人事档案管理中来,提高人事档案管理的工作效率,实现人事档案信息化的管理。目前,国外的人事档案大都已经使用了计算机系统来实现管理,国内也在不断发展之中,要实现人事档案信息化管理,不仅要使用信息化的手段,还要注重人事档案管理的法律制度的建设和档案工作者的素质培养。

  三、人事档案信息化管理存在的问题

  人事档案信息化管理是人事档案管理发展的必然趋势和结果,但是新事物的发展过程往往是曲折向上的,在人事档案信息化管理的发展过程中就存在着一些问题和不足。

  (一)人事档案信息化管理工作缺乏组织性。在我国的人事档案管理工作中,传统的工作方法在一段时间内无法完全被信息化手段覆盖,缺乏总体的规划。缺乏总体规划也就意味着每个地区的人事档案管理工作的发展是不同步的,这种没有组织性的局面为实现人事档案信息化管理设置了路障。

  (二)人事档案信息化管理工作的标准和规范有待完善。人事档案最基础的工作就是资料的采集,在有些单位中档案工作人员的业务基础差,且没有一个统一的标准和规范,导致了人事档案质量不高、档案的更新不及时等等问题,这些问题都制约了人事档案信息化管理工作的发展和普及。

  (三)人事档案的保密工作受到挑战。

  人事档案信息化主要是借助计算机系统来实现,但是在网络环境的影响下,人事档案信息的安全面临着威胁,其主要因素有两个:一是由于人事档案管理部门的人员安全意识和保密意识不强,对于档案数据没有严格的审核和管理,缺乏相关的计算机安全知识,没有及时对档案数据采取安全保密工作,是威胁人事档案信息的最大因素。二是由于有些档案部门没有配备专业的计算机管理人员,没有在计算机系统中设置有效的防护措施,使得人事档案信息处于危险状态。

  (四)信息化人才匮乏。人事档案信息化管理工作对档案工作者的工作水平提出了更高要求。在实现信息化的管理过程中,必须要建设一支拥有信息化知识的档案管理队伍,不仅要有熟练的档案管理能力,还有掌握一些必要的自动化、网络化等现代科学技术。目前我国的档案管理系统中,虽然已经补充了一些掌握信息化技术的人才,但是档案管理队伍总体还是处于低水平位置的。信息化人才的严重匮乏,严重的阻碍了人事档案信息化管理工作的发展和普及。

  四、完善人事档案信息化管理制度

  在人事档案信息化管理工作的发展过程中我们要善于发现问题并解决问题。首先,要制定人事档案信息化管理工作的具体规划。一是要注重各部门间的密切协作,做到合理分工、各司其职,逐步的实现人事档案信息资源的整合与共享。二是要对人事档案信息化管理工作进行统筹兼顾,使整项工作能够有计划的进行。

  其次,人事档案信息化管理工作要做到有法可依、有规可循,这是人事档案信息化管理工作健康发展的有力保障。

  档案管理部门要从经充分调查和研究的结果出发,借鉴国际上人事档案管理的标准和规范,建立起符合我国国情的人事档案管理的标准和规范,为我国的人事档案信息化建设提供有力的保障。

  再次,由于人事档案信息化的管理工作容易受到人为和网络所带来的安全威胁,所以档案管理部门要严格要求档案管理人员,对档案信息做到严格审查、严格管理。并在计算机系统中安装有效的防护软件,避免受到网络病毒和黑客的侵袭,确保人事档案信息的安全。

  最后,要推进人事档案信息化的步伐,就必须配备一支既有熟练的人事档案管理能力,又掌握信息化技术的人才队伍。档案管理人员要深入的学习信息化知识,重点掌握自己管理区域内的技术知识,具备良好的理论知识应用能力,以良好的信息化技术来推动人事档案信息化管理的进程。

  五、结语

  人事档案管理是一种以社会信息为依托,服务于社会大众的工作。在信息化技术高度发展的今天,人事档案管理也要实现向信息化的改革。只有运用现代化的科学技术来发展人事档案管理,才能早日实现人事档案信息化的管理,才能为社会主义建设作出更大的贡献。

  参考文献:

  ①顾彩霞.人事档案信息化管理中的症结及解决途径[J].黑龙江档案,2009.2.

  ②刘思洋.从档案管理制度浅谈当代人事档案信息化的管理[J].中国科教创新导刊,2011.20.

  ③冯相茹.浅析人事档案信息化管理[J].中国科技纵横,2011.16.

  (作者单位:浙江永嘉县广播电视台)

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