定制论文·联系客服·网站地图·收藏本页·设为首页
档案管理当前位置:中国论文库 > 管理学论文 > 档案管理> 正文

对基层企业档案统计工作的几点认识

时间:2012-06-18作者:来源:中国论文库
字号:T|T

  【摘要】档案统计工作是档案管理工作的一项基本环节,是衡量企业档案工作水平的一项重要指标,是提高档案提供利用水平的重要依据。档案统计工作包含的内容也是相当广泛,包括组织及人员、库

标签:

  【摘要】档案统计工作是档案管理工作的一项基本环节,是衡量企业档案工作水平的一项重要指标,是提高档案提供利用水平的重要依据。档案统计工作包含的内容也是相当广泛,包括组织及人员、库房及库藏、硬件设施、提供利用等情况,它真实反映一个企业档案工作的规模和现代化程度以及规范程度,目前在基层企业中,因为制度、认识上的原因,往往会出现重整理轻利用、重业务轻学习、重经验轻借鉴、重自身轻交流等问题,严重制约了档案统计工作的正常开展,统计工作往往缺乏及时性、连续性、准确性。

  【关键词】档案统计;档案管理;统计工作

  从档案管理主体角度上讲,档案管理人员缺乏统计工作的教育培训,没有掌握统计工作的基本知识,对统计工作实际操作能力不强,对统计工作积极主动性差,缺少完成统计的有效方式方法,相关部门和人员对档案统计工作监管不力,对统计工作的不重视,以及对统计工作执行力不足,从而限制了档案统计功能的发挥,影响到基层企业档案水平的整体提升。

  一、档案管理人员要深刻认识统计工作的重要性和必要性,掌握统计工作系统的理论方法,建立健全统计工作制度程序

  (一)从档案客体上。统计工作真实记录了企业档案www.lwkoo.com 库藏状况、人员基本情况,档案保管条件、硬件设施配备、档案利用质量等一系列数据,客观反映了企业档案工作发展规模、进程、信息加工、检索工具等真实情况,通过历年统计数据的对比,档案人员容易比较出历年来档案工作取得的成绩,比较结论是制定档案工作发展规划和的重要参考,可以帮助分析现行档案工作难点、弱点问题,是控制档案工作进度的依据,统计工作是否扎实有效,关系到能否切实维护档案实体安全和完整。

  (二)从档案主体上。统计工作客观记载了企业档案管理人员自身工作取得的成绩,通过历年档案统计数据对比,以及与同行业、本地区、规模相同的企业档案发展状况相比,能够容易发现自身档案工作存在的问题和已经取得的成绩,对经验及时总结,对问题进行严格细致分析排查,及时制定整改措施,进一步落实,同时通过这种对比,有利于提高工作人员业务技能,激发他们工作的积极性、主动性、创造性,进一步提升档案利用服务质量。

  (三)从统计工作制度本身上。统计工作作为档案工作的一个基本环节,将逐步进入科学化、规范化、程序化、日常化轨道,必须作为一项日常性工作常抓不懈,档案人员在本职工作中一定要坚决执行,严格落实,最大限度发挥档案统计工作效用,主动接收上级档案行政部门的监督,并且及时上报相关报表。

  二、档案统计工作要坚持在基层企业推广,紧密围绕企业生产经营中心,档案管理人员要深化认识、精细计划、强抓落实、责任到人、监管到位、重在实效,充分发挥档案统计工作的作用,带动提升档案其他环节各项工作

  (一)加强领导,统一认识,突出档案统计工作的重要性。

  上至分管档案工作主管领导,下至专兼职档案员,要深入学习,统一认识,深刻认识到档案统计工作的作用和意义,突出档案统计工作的地位,在制定档案工作年度计划时,将档案统计工作内容纳入,兼职档案员要积极配合完成档案移交收集数据的确认工作,引导所有业务人员查阅档案时,积极主动填写各项相关表格,在提高全员档案意识的基础上做好档案移交查阅数据统计工作。完善档案统计工作方式方法,补充完善档案统计的各项指标数据,确保档案数据填报及时、真实、准确。

  (二)规范档案工作各项程序,严格核实档案统计的各项数据真实性和准确性,确保各项数据真实有效。

  1.规范档案移交借阅程序。对移交进室的各种文件资料及实物档案,无论数目多少,严格填写规范的移交登记表,包括年度、文件类型、文件题名、份数、移交人、接收人等项目,双方签字确认后,移交人和接收人各自留存。对整理无序或移交资料不全的,档案人员要有权拒收,要求责任人按要求收集整理完成后完整移交,要保证当年归档文件的归档率。

  档案人员要积极学习,熟悉各部门业务流程,对形成的文件要全面掌握,在条件成熟时,列出各部门文件归档清单,便于兼职档案员执行,同时有利于档案移交时检查部门文件资料门类的完整性,不断提高部门的档案归档率。2.规范档案借阅程序。借阅人在查阅档案前,要自觉填写《档案查借阅登记表》,档案人员在提供档案前,要对《档案查借阅登记表》内容进行进一步确认,查阅内容填写一定要完成详细,典型的查阅要求填写事后的档案利用效果,档案人员要认真核实查阅卷数、借出卷数、复印张(卷)数、摘抄张(卷)数等详细资料。坚持档案查借阅审批制度,对档案借出规定固定期限,超过期限不还的要督促其归还,维护档案实体安全。3.严控档案转出程序。确定科学、流畅的档案转出程序,对转出档案的,首先要有档案转出介绍信或证明,确定档案库中的卷数和册数,其次进行档案转出登记,详细登记转出档案的具体情况,如案卷号、案卷题名、形成时间、保管期限、总卷数等详细资料,最后向接收单位催收档案转出回执单,留存备查。4.

  建立库藏档案案卷台账。对于库房保存的大量档案,按照档案分类大纲所示建立档案案卷台账,包括:案卷类型(含二级类目)、所属年度、案卷题名、保管期限、总卷数等条目,条目要设置完整、排列有序、科学实用,如基建档案(档号6.2.1)、2008年、××住宅楼、长期、共20卷。在初步建立档案案卷台账的基础上,对新进档案和转出档案定期(如每月)进行登记和注销,年终进行分类统计汇总,与年终库房档案清点核对数目一致。将每年的档案案卷台账单独编制成册,以免造成更改痕迹太多造成混淆的问题,将上年度台账留存备查。对于鉴定销毁的档案,销毁后在档案台账上注明“已销毁”字样,便于以后不做统计。5.建立档案定期清点制度。档案员要定期或在年度终了时,对所有库藏案卷逐类逐卷进行清点统计,在清点中保留清点痕迹,与档案台账逐类进行核对,如发现不一致,要查阅档案移交、借出、转出登记,查实两者不一致的依据,再进行数字更改,这种做法一方面发挥了档案统计的作用,另一方面利于维护库存档案的完整性。

  (三)加强档案人员教育培训交流。

  要采用“内培”和“外培”相结合的方式,大胆“请进来”和“走出去”,要定期派人参加档案统计工作培训,熟练掌握档案统计工作的方法技巧,要到档案管理先进单位学习交流,探讨交流档案统计工作的有效方法方法,借鉴先进的工作经验,发现自身存在的不足,认真分析本企业档案统计工作的弱点和难点,探寻问题的根源,制定针对性的整改措施,提高档案统计工作的实用性、及时性、连续性。

  (四)加强企业档案统计工作的监督。

  企业档案部门要接受上级单位和业务归口单位的业务指导,对要求提供的档案统计报表要如实填写上报,对统计中存在的问题不隐瞒、不回避,上级单位要切实发挥档案监管作用,对企业档案情况进行综合考评时,对档案统计状况作为一项检查内容进行检查,对发现的问题限期责令整改,并将整改情况按期上报。

  总之,档案统计工作是一项长期性、复杂性、连续性的工作,各基层企业要对档案统计工作高度重视,必须严格统计过程控制、规范档案统计程序、完善档案统计措施、最终达到重在实效的目的,通过建章立制、规范行为、过程监督、加强考核等一系列方式方法,提高档案人员综合素质和业务技能,提升企业档案工作管理水平和协作能力。各级档案人员要紧密结合企业实际,适应企业内外形势发展要求,牢固树立大局意识、服务意识、奉献意识,增强档案工作的责任感、使命感和荣誉感,工作积极主动,突破传统观念,开阔思维眼界,创新工作方法,强化各项措施,维护库存档案安全完整,加强档案信息资源深开发,为企业各项工作提供优质高效服务。

  (作者单位:陕西宝鸡卷烟厂)

转贴于中国论文库 http://www.lwkoo.com

    相关阅读

    推荐论文

    热门

    最新

    推荐