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论企业档案馆(室)核心档案资源建设

时间:2012-05-10作者:来源:中国论文库
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  【摘要】档案馆(室)是企业的核心部门,而核心档案建设是企业档案馆(室)发展不可或缺的重要组成部分,也是企业档案(馆)室为企业发展提供智力支撑和保障的基础,是企业档案工作的中心环节。本

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  【摘要】档案馆(室)是企业的核心部门,而核心档案建设是企业档案馆(室)发展不可或缺的重要组成部分,也是企业档案(馆)室为企业发展提供智力支撑和保障的基础,是企业档案工作的中心环节。本文从企业发展的角度出发,分析了企业档案馆(室)在核心档案建设中的差异化优势、工作性质及职能、服务现状及存在问题,创新企业档案馆(室)在核心档案源建设中的一些思路、方法,阐述企业档案馆(室)在核心档案建设中应发挥的作用。

  【关键词】企业档案馆(室)核心

  档案资源差异化优势建设企业的档案馆(室)是企业的重点保密部门,也可以说是核心部门,核心档案则是企业改革、发展和稳定的重要组成部分,是涉及到企业科研、生产和经营的系统工程,直接关系企业发展的方向及科研、生产和经营的规模。企业档案馆(室)是核心档案建设的载体,作为企业档案馆(室),如何从企业发展入手以核心档案建设为基点,分析企业档案馆(室)在核心档案建设中的差异化优势及存在问题,探求为核心档案建设提供优质服务的方式与方法,既是企业档案馆(室)围绕企业中心工作做好服务的切入点,也是不断促进企业档案工作向前发展的出发点,更是加强核心档案建设的立足点。

  一、企业档案馆(室)目前存在的主要问题

  随着全球信息化时代的到来,网络化、数字化服务已成为企业档案馆(室)发展的必然趋势。目前,企业档案馆(室)普遍存在以下问题:1.核心档案信息收集困难。企业档案馆(室)多数还停留在别人交什么就收什么的被动局面,工作缺乏积极性和主动性。企业档案馆(室)保管的基本上是企业生产过程中产生的文件材料,但这些文件材料往往并不包括企业的核心档案,其原因主要有以下几个方面:一是核心档案往往是企业发展的要点,属于企业的一级秘密,不愿意让外人看到,因此他们宁愿保管在自己的资料室,或者个人手里,也不愿意交到档案馆(室);二是企业档案馆(室)“烦琐”的借阅手续让人望“借”兴叹,觉得查起来麻烦,用起来不便;三是缺乏对企业档案馆(室)的了解www.lwkoo.com和信任。企业档案馆(室)在更多的企业里属于一个独立的职能部门,并不隶属于某个公司、某个单位,由于对企业档案馆(室)工作缺乏了解,使得这些公司和单位对企业档案馆(室)能否保管好这些企业的核心档案持怀疑态度,所以不想也不愿意拿自己核心文件材料“冒险”。

  2.馆藏档案数字化进程缓慢。企业档案馆(室)档案资源已基本上实现了数字化建设,但企业档案馆(室)受限于资金、技术、人员等因素的影响,使得企业档案信息资源数字化进程缓慢,数字化程度也不甚理想,对企业档案的信息资源的验收、整理、加工、检索等工作仍停留在传统的方式,与现代化数据库相比,其检索、查阅不便更是显而易见,也无法实现真正意义上的资源共享。

  3.人员素质亟待提高。档案馆(室)工作人员对现代化设施、设备的使用与操控能力有待于培训和提高。同时在服务方式和理念上需要有一个根本的转变,变被动式服务为主动式、跟踪式、反馈式服务,全面提升为核心档案建设服务的能力,为企业提供高效优质的档案信息服务。

  二、发挥企业档案馆(室)的差异化优势

  核心档案建设在企业档案建设中有着举足轻重的作用,核心档案是企业档案资源建设的一部分,也是企业档案信息资源建设的重要保障之一。

  企业档案馆(室)是为企业科研生产提供信息服务的中心载体,特别是在核心档案建设过程中和企业一样具有重要性,承担着同样的任务。

  不同企业对核心档案材料的收藏

  模式各不相同,大致可两种:分散收藏和集中收藏,前者是将同一核心档案材料分散收藏于企业的各个部门,甚至在同一部门又将不同类型的核心档案材料散于不同的处、科室。后者是将同一核心档案材料集中收藏于公司(总部)的资料室,公司办公室等部门。这种撇开企业档案馆(室)的保管方式,看似维护了企业的“秘密”,但在企业改制、变革及发展过程中却往往会造成核心档案的丢失,尤其是在企业人员变动的情况下更容易导致企业核心档案的泄密和失密。

  违反了企业保管核心档案秘密的初衷,显然利大于弊。

  将核心档案资源集中保管在企业档案馆(室)中,对核心档案建设与发展都具有特殊的价值,企业档案馆(室)相对各子公司和单位而言,在核心档案资源建设方面兼有天时、地利、人和,其差异化优势体现在以下几个方面:第一,企业档案馆(室)是专门负责企业档案收集、整理、鉴定、保管及利用服务的信息中心,具有保管企业核心档案的资质和设施。

  第二,企业档案馆(室)具有丰富档案管理经验的高素质的人才,不仅能齐全、完整地收集和保管企业核心档案的信息,而且能够不断丰富企业核心档案的内容。同时,还能根据核心档案的保管要求,利用现有设施,不断改善核心档案的保管环境,使核心档案始终保存在一个良好的环境中。

  第三,企业档案馆(室)具有严格的档案管理措施及严密的档案借阅审批手续和保密制度,不仅能确保企业核心档案的安全及企业的秘密,也能长久地为企业科研、生产和经营提供良好的信息服务。抛开对密级档案的特殊要求,其普通档案服务的一般程序:当需求者要利用某些档案时,如果是该公司以外的人,需要经过上级主管部门的审批,然后是主管领导批准,同时还要得到产生这些档案的单位或部门的同意;如果是本公司人员利用,虽然不需要经过上级主管部门批准,但一定要经过上级领导和产生这些档案的单位或部门的同意。

  第四,对于那些涉密核心档案,企业档案馆(室)一般都是采用专人专库管理,未经许可任何人不能擅入该库房,即使是同一档案室的人员也要经过批准才能进入,其档案服务也有严格的整套程序。

  三、企业档案馆(室)核心档 案建设的路径

  企业档案馆(室)是核心档案建设的载体,也是必不可少的保障体系,企业核心档案资源建设的质量、数字化信息的收集、网络资源的利用、服务质量的高低直接影响核心档案的建设与发展,必须明确企业档案馆(室)的性质,深入分析核心档案发展现状,以核心档案建设为中心,充分发挥企业档案馆(室)信息资源优势,并从以下几个方面强化企业档案馆(室)工作职能,为核心档案建设提供服务。

  1.构建核心档案资源保障体系。

  构建符合核心档案建设所需的馆藏环境及资源保障体系,是一个系统工程,应从这几个方面做起:第一,分析研究核心档案的目前管理现状,为核心档案建设打基础。

  要做好企业档案馆(室)核心档案的建设工作,首先要对企业现存核心档案的数量、类别、保存形式及利用现状等方面进行调研。掌握核心档案的分布情况。一是了解核心档案的级别(秘密、机密、绝密等);二是了解核心档案的门类情况;三是了解核心档案的利用方向、特点、优势等。综合以上情况,通过广泛调查和具体分析比较,区分核心档案中资源建设的主要内容,做到保证重点,带动一般,整体发展。在核心档案资源建设的过程中,要确保企业核心档案内容全面系统、质量高,专业特色突出,具有前卫性、实用性;可随时了解和掌握核心档案产生的动向,以及企业档案信息的需求等信息,主动出击。其次是为核心档案建设提供充足的资金支持,确保企业核心档案资源建设的顺利进行。

  第二,加大宣传力度,做好核心档案收集工作,为企业核心档案的建设造势。要做好企业核心档案的建设工作,首先是加大企业档案馆(室)的宣传力度,让企业的各个公司和单位领导放心地将那些“宝贝”交给企业档案馆(室)管理。企业档案馆(室)应通过让企业公司的单位领导参与或参观企业档案馆(室)的工作等方式,让他们了解和认识企业档案馆(室)的管理方法、制度及保管措施,让他们对企业档案馆(室)产生信任感,从而使企业档案馆(室)在企业核心档案的建设过程中取得企业领导的支持,为企业核心档案的建设铺平道路。其次在核心档案的收集过程中要做到系统全面,在分析核心档案现存状况的基础上,通过综合分析,分别采取不同阶段、不同形式的收集方式。根据核心档案建设的要求及企业科研、生产和经营发展的状况,确定合理的收集目标,以满足企业发展的需求。

  第三,制订核心档案收集计划,做到有条不紊地进行。依据收集目标,经过前期的调研,制订一套完整的切实可行的收集计划。做好核心档案建设的经费预算,明确收集核心文件材料的范围和重点,了解掌握企业核心档案在企业科研生产的重要性、保密性,同时重视并加大光盘、磁盘、电子文件材料及网络信息资源的采集和收藏,形成专业性强、覆盖面广的具有专业特色的企业核心档案体系。

  2.提升企业档案馆(室)核心案管理水平,为企业中心工作服务。第一,加强对核心档案的管理力度,确保企业核心档案规范管理,制定一套切实可行的企业核心档案管理办法,统一规范查询、借阅、收集保管制度。加强企业档案信息的网络化建设,努力提高企业档案馆(室)业务能力及管理水平,及时做好核心档案收集整理,以满足核心档案对企业科研、生产和经营的需求。

  第二,推出特色化信息服务。企业档案馆(室)工作人员要以积极主动的工作态度和科学方法,与企业领导及科研、生产和经营单位保持紧密联系,掌握核心档案产生的过程、发展趋势,分析企业档案信息的需求特色与发展优势,依托企业档案馆(室)的资源优势及网络信息资源,对企业的科研、生产和经营采用不同的服务方式,如项目研究跟踪服务、个性化信息反馈服务、数字化信息服务等。

  第三,加强企业核心档案的安全保密工作,保证企业核心档案的完整安全。在网络环境下,企业档案馆(室)既要做好利用服务工作,又要保证核心档案的秘密不泄露,就要不断的加强企业档案馆(室)的安全管理工作。所以除了需要采取相应的安全措施外,还要不断完善各项管理制度,严格查阅手续,做好核心档案的安全保密工作,确保企业核心档案的完整与安全。

  第四,提升档案人员的素质。要做好核心档案的资源建设工作,档案人员必须具备熟练的基本技能。基本技能包括三方面内容:操作技能、管理技能、信息开发技能。这就要求档案人员不仅要努力学习,而且要善于学习,要根据档案工作的需要和核心档案建设的需要,学习现代管理的新知识、掌握现代管理技能,特别是高新技术管理手段在档案管理工作中的具体运用等。同时还要提高档案人员的大局意识、服务意识、创新意识,让企业档案人员充分认识到企业档案管理的价值就在于为企业的科研、生产和经营提供服务,为领导决策提供依据。没有良好的服务,就失去了档案管理的价值和作用。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量和工作成果是决定企业档案工作好与坏的根本原因。因此,应积极发挥档案人员的主观能动性,积极开展职业道德教育,完善服务方法,提高服务质量,主动、热情、及时、准确、全面、周到地为企业档案利用者服务,为企业的中心工作服务。

  (作者单位:泉州市外商投资企业投诉协调中心)

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