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企业档案管理中的保密与利用工作

时间:2012-02-23作者:袁秀云 崔素英来源:中国论文库
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  摘要:随着企业不断地发展与进步,档案资源的巨大社会价值日益为社会公众所认知。这就涉及档案保密和利用工作的重要性。档案管理过程中保密工作开展的程度,直接涉及国家和单位的安全利益。因

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  摘要:随着企业不断地发展与进步,档案资源的巨大社会价值日益为社会公众所认知。这就涉及档案保密和利用工作的重要性。档案管理过程中保密工作开展的程度,直接涉及国家和单位的安全利益。因此,档案保密安全工作,越来越受到各级领导及档案主管部门的重视。在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,使档案得到充分合理的利用。

  关键词:档案;管理;保密;利用

  1.做好档案保管过程中的保密工作

  1.1档案库房管理中的保密工作

  档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房应按照国家有关规定单独兴建,从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃,还应尽量做到库房与办公室分开,库房与借阅室分开。档案库房指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

  1.2绝密档案的管理和保密

  绝密档案是党和国家的核心秘密,它关系到党和国家的安全,关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败,关系到改革开放和社会主义现代化建设的进程。因此,为确保国家核心秘密的安全,必须管理好绝密档案。

  1.2.1绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器,从保管条件上确保绝密档案的安全。

  1.2.2提高绝密档案管理人员的素质。

  绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份,必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,无论在什么场合,都应做到守口如瓶,万无一失,把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

  1.2.3加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。

  1.3做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

  确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,www.lwkoo.com根据本机关工作的需要,确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限,而保密期限是根据国家秘密事顶在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。

  1.4档案涉密情况的变化

  档案在保管过程中,随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的,也是暂时的;总的趋势是降密,直至解密。其变化原因是:1.4.1保密范围的变化;

  1.4.2密级文件作用的变化。原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应,已失去了指导作用,为此立档单位废除了此类文件,密级自然就解除了;

  1.4.3保密时限的变化,原室藏档案有关涉密文件,只标有密级而没有保密时限,多数都是超期服役。

  1.5做好档案密级的调整工作

  要贯彻落实《中华人民共和国保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神,在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上,重点解决好三个问题:

  1.5.1严格执行解密划控的时间标准,有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必究。

  1.5.2主动接受保密部门对调整工作的监督指导,齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。

  1.5.3要建立法制的新秩序。对涉密档案的变化调整,不仅要立足于当前的实际工作,还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们,以往关于档案保密的制度还不健全,适应不了《保密法》的要求,需要完善增加新的内容。

  2.做好档案利用过程中的保密工作

  2.1做好档案利用中的监督工作

  档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。档案利用监督可以从以下几个方面实施:2.1.1制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。

  根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。

  2.1.2队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的政治、业务和文化素质。还要有敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。

  2.1.3监督措施。在利用中,要根据利用的不同,掌握其心理的思想动机,加强重点监护。有条件的档案馆(室)可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者,要防止偷撕或涂改档案;对一些平时看书画线或沾口水的不良习惯,要及时提醒。在利用者离开之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。

  2.2正确处理好档案保密与利用的关系保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。

  日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。档案部门要改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为群众需求做好服务。

  2.3进一步做好档案开放中的保密工作

  2.3.1做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。

  2.3.2做好档案的解密工作。保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值。为此,我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理。

  3.强化档案管理人员的职责

  档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏,就是要求档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏,对已经破损的档案,要及时抢修。不丢,就是要求档案绝对平安,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体平安,也要保证档案内容的平安。不散,就是要求档案的保管相对集中,不因档案的分散保管而使档案管理不便,甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整洁规范,有章可循,有目可查。

  要不断提高档案管理人员的素质。对保守企业秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。因此,档案保密工作好与坏,提高档案管理人员的素质是关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,有这么一句话,说者无意,听者有心,在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合,都应把保守企业秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

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