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试论企业电子档案管理

时间:2011-12-29作者:丁世梅来源:中国论文库
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  【内容摘要】档案是一种记录各种数据的文件,对于企业来说,准确的记录档案对于企业的发展至关重要,纸质档案一直是存储数据的媒介,但是纸质档案的缺点也很明显,笨重,人工环节多、流转周

标签:档案管理

  【内容摘要】档案是一种记录各种数据的文件,对于企业来说,准确的记录档案对于企业的发展至关重要,纸质档案一直是存储数据的媒介,但是纸质档案的缺点也很明显,笨重,人工环节多、流转周期长、不易长期保存等困扰着档案管理者,现在,电子档案的出现有望缓解这一问题。电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。但电子档案也有其自身的缺点,需要我们去发现、解决。

  【关键词】纸质档案 电子档案 缺陷

  随着科技进步,电子文件与电子档案越来越广泛的应用于日常办公与管理。电子档案具有优于纸质档案的很多特征,但也同时伴有自身的缺陷。如何克服电子档案管理中缺陷的措施,使电子档案得到更广泛的应用。针对这一情况分析,就电子档案的现状分析以及如何管理,浅谈一下本人的一些见解:

  一、电子档案管理的现状

  (一)对电子档案的认识存在一定局限性

  以往的档案全部以纸质案卷为主,分类放置档案室里的。

  随着市场经济体制的建立和商品经济的发展,人们的价值观念发生变化,意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。以上做法严重阻碍了档案信息快节奏和公开性,给使用档案的人员带来极大的不便,不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。

  (二)计算机技术尚未大规模应用于档案管理

  由于档案管理部门的人力、物力有限,对一些重要的电子档案在传递、承办之后,又辅以纸质档案加以保存,形成两种类型文件共存共用的局面。因电子档案的推广仍处于初级阶段,很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统培训,档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件,或者在选购软件时带有一定的盲目性,从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。

  (三)档案管理的标准化进展缓慢制约电子文件的整理与归档

  档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。例如,国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理指明了方向,然而,这项政策真正落实到各级机关实施过程中,就不容乐观了。许多企业因实施现行分类法有一定难度,仅从微观上考虑本单位的现状,没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响,出现了各自为政,各行其事的局面,使档案工作的标准化、规范化难以实现。

  二、电子档案管理中出现的问题

  (一)电子档案管理过程中出现的漏洞

  1、对电子文件原稿保存的忽视在计算机上起草和制作文件,已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后,作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。

  有些单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改,不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非,失去了归档保存的意义。

  2、信息安全与保密问题

  电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性,造成电子档案与载体的可分离,使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁,载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入,就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失,甚至造成整个信息系统瘫痪。

  3、电子档案的接收格式问题

  由于电子档案的应用尚没有普及,档案文件在转手移交过程中,会出现因两部门存储档案方式不同,使用软件不同,而使电子档案在转交过程中出现困难。

  (二)电子档案自身的缺陷

  1、电子档案的原始性、真实性、完整性问题对于纸质文件来说,内容的原始性附着在形式的原始性上,其字体、字迹、图像、印章等清晰可见,内容真伪易于判别。

  纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一,对于任何一项形式上的变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且失去了固定的形式,使档案部门在对电子档案进行检验时,很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

  在真实性问题上,电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子档案的真实性问题伴随其生命的始终,维护其真实性是一个不间断的过程,信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。

  电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态,如不及时捕获,可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂,储存方式多样,容易造成信息的缺损。

  2、电子档案存储栽体的特质与缺陷

  (1)温度。高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上,每升高10℃,各种化学反应会加快1—2倍。

  (2)湿度。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。

  (3)光。光向外辐射时会产生热量,这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线对电子档案载体的影响很大,紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁,造成信息难以读取。

  (4)空气污染。空气中的有害气体(如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气),在一定环境下会生成氧化性极强的原子氧,进而产生臭氧等,导致电子档案保存载体耐久性削弱。

  (5)灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。在整理、保存、利用过程中,会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦,使其受到损伤;灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性,落在电子文件保存载体上,对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用、带来霉变。

  (6)磁场和机械震动的影响。磁场和机械震动会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失,使记录信号丢失、记录信息被破坏,从而影响档案数据的读出效果,缩短电子档案载体的寿命。

  3、电子档案的长期可读性问题

  当使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后,电子档案就永远离不开这种技术和设备,人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备,才能识别它的信息内容。因此,电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性,决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术日新月异,计算机更新换代很快,常常只能隔代兼容,不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容,难以互换,对于需要长期归档保存的电子档案来说,若干年以后,很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。这是一个比档案载体寿命更为重要的问题。

  三、解决电子档案管理中问题的对策

  (一)电子档案管理的原则

  1、规范性原则

  规范性是开展档案信息电子化最重要的原则,也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行,并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此,对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费,而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案,提高信息存储传输的效率。

  2、可靠性原则

  除了采取各种技术措施、国家制定必要的认定规范外,文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中,要严格制度、堵塞漏洞,不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效,还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程,建立必要的备份等,以防止信息的丢失和失真,维护电子档案的可靠性。

  3、高效率原则

  档案信息的电子化工作量大、耗时耗财,必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。

  合理的技术方案的确定,是整个电子化工程成败和效率高低的关键;而优良的电子化加工系统,是档案信息电子化工程的助推器。

  (二)解决电子档案管理过程中问题的对策

  1、加强电子文件全过程管理

  由于电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能,所以一般情况下可不保留。但是,如果出于保留文件重要修改过程的目的,则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件,应及时收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件,以防止因系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

  2、采取切实可行的信息保护措施

  信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人员、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前,为防止档案信息被窃取、删除和修改,防止网络“黑客”的进入,常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,防范对电子文件的非法访问和随意删改,都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平。

  3、重视和加强对档案管理人员的培养

  在电子文件日益发展的今天,培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。企业的档案部门要重视和加强对档案管理人员的培养。一方面,要多渠道引进专业技术和管理人员,使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面,要对现有的档案人员进行专业培训,特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。

  4、加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理

  软件管理上,要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全部自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,加强防磁设施的完善和维护管理,有条件的企业应及时对服务器主机和数据库的硬件设施升级,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

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