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论高校人事档案管理体制的完善

时间:2011-12-18作者:袁芝来源:中国论文库
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  高校人事档案管理体制,即高校人事档案管理工作的组织制度。我国人事档案管理理论认为,人事档案有三种,即干部档案、职工档案和学生档案。在高等学校,同时存在着这三种人事档案。由于干部

  高校人事档案管理体制,即高校人事档案管理工作的组织制度。我国人事档案管理理论认为,人事档案有三种,即干部档案、职工档案和学生档案。在高等学校,同时存在着这三种人事档案。由于干部(包括学校党组织工作人员、行政管理人员、教学人员和科研人员)、职工和学生分属高校不同的部门管理,档案管理体制也各不相同。目前,各高校实行的人事档案管理体制大多数存在不完善的情况。正确选择并完善高校人事档案管理体制,以确保人事档案的真实、完整、安全和有效利用,是高校人事档案管理必须面对和需要迫切解决的问题。

  一、高校干部、职工档案管理体制的选择与完善

  《干部档案工作条例》规定,干部档案管理可以在以下两种体制中任选一种:一是组织、人事部门设置专门机构或者配备专职干部,按照干部管理权限,对干部档案实行集中统一管理;二是将干部档案纳入单位的综合档案机构集中统一管理,固定专人管理干部档案,业务工作接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。目前,我国高等学校普遍采取前一种干部档案管理体制,即在组织人事部门设立人事档案机构或者配备专职干部管理干部档案。国家《关于职工档案管理法规》规定,职工档案可以由劳动(组织人事)职能机构集中统一管理。目前,我国高等学校普遍采取第一种职工档案管理体制,即职工(工勤人员)档案由组织人事部门的档案机构或者档案工作人员集中统一管理。因为高等学校由组织人事部门集中管理干部、职工档案一般只执行《干部档案工作条例》,所以在高等学校,集中统一管理干部、职工档案的机构,通称为人事档案室。2008年9月1日起施行的《高等学校档案管理办法》,未将干部、职工档案列入高校档案馆或者综合档案室(以下称高校档案机构)档案收集管理范围,新修定的《高等学校档案实体分类法》也未增设干部、职工档案类,所以,高等学校干部、职工档案由组织人事部门集中统一管理的体制将会长期坚持下去。

  高校所选择的干部职工档案管理体制虽然符合《干部档案工作条例》,但是,却没有建立与本校档案机构的组织联系。没有明确业务工作在国家档案行政管理部门的宏观管理、组织协调下和同级人民政府档案行政管理部门监督、指导下进行,这种管理体制是不完善的。由于《干部档案工作条例》在实行由组织人事部门管理干部档案的体制的规定中没有规定与高校档案机构及国家和同级人民政府档案行政管理部门的关系,高校干部职工档案工作事实上处于与本校档案工作和国家档案工作无任何联系的状态,干部、职工档案工作只是高校组织人事工作的一部分而不是学校档案工作的一部分,没有列入学校档案工作的总体规划,不执行学校档案工作规章制度。由于组织人事部门的档案机构与学校的档案机构无任何组织上的联系,干部、职工档案工作与学校档案工作毫无瓜葛,高校干部、职工档案工作也就未能在国家档案行政管理部门的宏观管理、组织协调下和同级人民政府档案行政管理部门监督、指导下进行。这是因为,档案行政管理部门对高校干部、职工档案工作的管理、监督和指导,不经过学校及其档案机构而一竿子插到学校组织人事部门之下的干部职工档案机构,是不符合国家的组织原则的,是行不通的。因此,高校应当完善干部、职工档案管理体制,在学校的有关规章制度、干部档案机构设置原则中明确规定干部档案机构的业务工作受本校档案机构和同级人民政府档案行政管理部门的监督、指导。

  完善上述高校干部、职工档案管理体制是必需的。首先,我国是依法实行档案和档案工作集中统一管理的国家,国家档案行政管理部门、同级人民政府档案行政管理部门是全国一切档案工作的总管和同级行政一切档案工作的总管,高校档案机构是本校一切档案工作的总管,高校干部、职工档案工作是国家和高校档案工作的一个组成部分,其业务工作受政府档案行政管理部门和高校档案机构的监督和指导,是贯彻国家档案工作基本原则使然。其次,高校干部、职工档案工作的任务不仅是有效的管理、保护和利用干部、职工档案,为干部工作和职工管理服务,而且还要为国家积累档案史料。干部档案不仅是国家的重要档案之一,而且司局级以上干部和全国著名的科学家、艺术家、教授和有特殊贡献的英雄模范人物、知名人士的档案,以及上述范围以外的其他干部的档案,在干部死亡后,经原管理部门保存五年后,还要分别移交本单位档案部门保存,或者移交有关的国家档案馆永久保存。我国机关、团体、企事业单位档案部门和国家档案馆对接收范围的档案都要进行前端控制,确保接收档案的真实、齐全、完整和载体质量优良,这就决定了高校档案机构和政府档案行政管理部门对高校干部、职工档案工作业务必须进行监督和指导。第三,接受高校档案机构和政府档案行政管理部门的监督和指导也是做好高校干部、职工档案工作的必要条件之一。干部、职工档案的保管需要不断改进方法和技术,逐步实现档案管理的科学化和现代化,确保档案安全和有效利用,而这些方法和技术需要高校档案机构和政府行政管理部门提供或者传授。干部、职工档案工作与其他档案工作有许多相同或者相似之处,接受高校档案机构和政府档案行政管理部门的监督和指导,可以参加高校和政府档案行政管理部门组织的业务培训和经验交流,不断提高干部、职工档案管理水平。第四,选择由组织、人事部门统一管理高校干部、职工档案的体制,必须贯彻《干部档案工作条例》第四条的规定,不仅接受干部主管部门的领导与指导,而且要接受“国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调”,“接受同级档案行政管理部门的监督、指导”。《干部档案工作条例》关于干部档案纳入单位综合档案室管理体制的规定中,重申了第四条中的上述规定,关于实行干部档案由组织人事部门管理体制的规定没有重申上述规定,并不意味着实行这种体制要把档案行政管理部门排除在这个体制之外。应当正确理解和坚决贯彻法律法规对干部档案管理体制的规定,把国家档案行政管理部门和同级档案行政管理部门与高校档案机构纳入高校干部档案管理体制内,使干部档案管理体制真正符合国家有关法律法规的规定。

  二、高校学生档案管理体制的选择与完善

  高校学生档案是一种特殊的人事档案。高校学生档案在高校只保存数年,在学生毕业后就要把他们的档案都转到就业或者工作单位,成为干部、职工档案的重要组成部分,是形成干部、职工档案的基础性材料。

  对高校学生档案这种准人事档案,因国家没有制定专门的规章制度,只能参照《干部档案管理条例》进行管理。在《高等学校档案管理办法》实施前,高校学生档案管理选择的是《干部档案工作条例》规定的第一种管理体制,由教学主管部门集中统一管理学生档案。《高等学校档案管理办法》规定,学生档案属于学校档案机构的档案收集范围,由高校档案机构集中统一管理。为此,《高等学校档案实体分类法》还做了相应的修订,增设了“学生个人档案”这一级类目。所以,《高等学校档案管理办法》开始实施之后,高等学校学生档案管理体制逐渐改为由高校档案机构集中统一管理,相当于《干部档案工作条例》规定的第二种管理体制。

  实行由高校档案机构集中管理学生档案的体制,学生档案工作纳入了高校档案工作之中,学生档案工作与高校档案工作统一组织协调,共同发展,也使档案行政管理部门对学生档案工作的监督、指导关系被理顺了,由此看来,高校目前实行的学生档案管理体制已经很完善了。其实不然,学生档案流动性特别强,每年都因新生入校而要大批接收转进的档案,每年都因学生毕业离校而要将大批档案转递到他们的就业单位或者临时保管单位(生源地教育行政主管部门或者人才资源中心等),每年都有新的材料要补充到每个学生的档案之中。因此,管理学生档案的工作量远远大于干部档案、职工档案的管理,高校改为实行档案机构集中统一管理学生档案的体制,一般只把学生档案管理工作转移到档案机构,原来在学生主管部门管理学生档案的工作人员并未到档案机构工作,也没有增加高校档案机构的人员编制和增配档案人员。学生档案的管理由档案机构的原有人员负责,使档案机构不堪重负,影响了高校档案工作的开展。由此可见,高校现行学生档案管理体制应当进一步完善。在高校档案馆(综合档案室)设学生档案科(室),按照《干部档案工作条例》“每管理一千人的档案需配备一名专职干部”的规定,增加高校档案机构的人员编制,专司学生档案管理。高校档案机构是永久保管高校档案的基地,高校没有长期和永久保存的学生档案,学生档案的分类体系与保管方法也与高校档案机构保存的其他档案有所不同,因而高校学生档案不宜与其他档案一起分类管理,应视为一种专门档案,专库、专人单独管理。这对高校档案工作的开展和加强学生档案的管理都是有利的。

  高校人事档案管理体制的选择只是执行了有关法律法规某一方面的规定,所实行的人事档案管理体制存在不完善的情况。高等学校应当全面理解和执行国家的有关法律法规,完善人事档案管理体制,以便加强人事档案工作,提高科学管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为人事工作服务,为国家积累丰富的人事档案资料。

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